{
  "id": "norm-95138",
  "citation": "Circular 188",
  "section": "norms",
  "doc_type": "circular",
  "title_es": "Circular 188 — Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de Gestión Ambiental",
  "title_en": "Circular 188 — Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission",
  "summary_es": "La Circular 188-2021 del Consejo Superior del Poder Judicial aprueba la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional. Esta tabla establece los períodos de retención para la documentación generada por dicha comisión, tanto en formato papel como electrónico. La circular instruye a todos los despachos judiciales del país sobre la aplicación de la tabla y ordena a la Comisión coordinar con el Archivo Judicial la eliminación documental y la publicación del aviso correspondiente en el Boletín Judicial. Además, reitera la obligación de identificar documentos con posible valor histórico-cultural según los parámetros definidos por el Consejo Superior en 2007, incluyendo calidades de las partes, bienes del Patrimonio Nacional, impacto social, cambios legislativos, notoriedad, documentos no comunes y personas en condición de vulnerabilidad. La circular es de naturaleza administrativa y de gestión documental, sin contenido ambiental sustantivo más allá del nombre de la comisión.",
  "summary_en": "Circular 188-2021 from the Superior Council of the Judiciary approves the Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission. This schedule establishes retention periods for documentation generated by said commission, both in paper and electronic format. The circular instructs all judicial offices nationwide on the application of the schedule and orders the Commission to coordinate with the Judicial Archive the disposal of documents and the publication of the corresponding notice in the Judicial Bulletin. Additionally, it reiterates the obligation to identify documents with potential historical-cultural value according to the parameters defined by the Superior Council in 2007, including qualities of the parties, National Heritage assets, social impact, legislative changes, notoriety, uncommon documents, and persons in vulnerable condition. The circular is administrative and document-management in nature, with no substantive environmental content beyond the commission's name.",
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  "date": "24/08/2021",
  "year": "2021",
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  "primary_topic_id": "_off-topic",
  "es_concept_hints": [
    "Comisión de Gestión Ambiental Institucional",
    "Consejo Superior del Poder Judicial",
    "Archivo Judicial",
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    "valor histórico-cultural de documentos"
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  "keywords_es": [
    "Tabla de Plazos de Conservación de Documentos",
    "Comisión de Gestión Ambiental Institucional",
    "Poder Judicial",
    "gestión documental",
    "eliminación de documentos",
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    "archivo judicial",
    "circular administrativa"
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  "keywords_en": [
    "Document Retention Schedule",
    "Institutional Environmental Management Commission",
    "Judiciary",
    "document management",
    "document disposal",
    "historical-cultural value",
    "judicial archive",
    "administrative circular"
  ],
  "excerpt_es": "El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 70-2021 celebrada el 17 de agosto de 2021, artículo LX, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.\n\nLa Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico.\n\nLa Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.",
  "excerpt_en": "The Superior Council of the Judiciary, in session number 70-2021 held on August 17, 2021, article LX, approved the Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission.\n\nThe Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission governs documentation in traditional (paper) and electronic format.\n\nThe Institutional Environmental Management Commission shall coordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal record and the publication of the disposal notice in the Judicial Bulletin.",
  "outcome": {
    "label_en": "Schedule approved",
    "label_es": "Aprobación de tabla",
    "summary_en": "The Document Retention Schedule for the Institutional Environmental Management Commission is approved, and instructions for its implementation are issued.",
    "summary_es": "Se aprueba la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional y se dictan instrucciones para su implementación."
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      "quote_en": "The Institutional Environmental Management Commission shall coordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal record and the publication of the disposal notice in the Judicial Bulletin.",
      "quote_es": "La Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
    },
    {
      "context": "Parámetros de valor histórico",
      "quote_en": "the Institutional Environmental Management Commission, when carrying out the document selection process (where applicable), must comply with the provisions of the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to consider when defining the historical-cultural value of documents.",
      "quote_es": "deberá la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos."
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  "references": {
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  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=95138&strTipM=TC&nValor3=0",
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  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 188\n\n                        Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión\nAmbiental Institucional\n\nCIRCULAR N° 188-2021\n\nASUNTO: Tabla de Plazos de Conservación de\nDocumentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.\n\nA TODOS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS\n\nSE LES HACE SABER QUE:\n\nEl Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 70-2021\ncelebrada el 17 de agosto de 2021, artículo LX, aprobó la Tabla de Plazos de\nConservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.\n\nLa Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la\nComisión de Gestión Ambiental Institucional, rige para documentación en formato\ntradicional (papel) y electrónico.\n\nLa Comisión de Gestión Ambiental Institucional, deberá\ncoordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la\ndocumentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín\nJudicial.\n\nAdemás, deberá la Comisión de Gestión Ambiental\nInstitucional, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo\nque aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07\ndel 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar\nclaramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a\nconsiderar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos,\na saber:\n\n1. Calidades de las partes.\n\n2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.\n\n3. Asuntos que generen impacto social.\n\n4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.\n\n5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o\nlocal.\n\n6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el\ndespacho.\n\n7. Persona en condición de vulnerabilidad.\n\nAnte dudas a\nla hora de separar esta documentación, deberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial.\n\nTabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional,\nPoder Judicial\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\nPublíquese una sola vez en el Boletín Judicial.\n\nSan José,\n24 de agosto de 2021.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Regulation 188\n\n                        Document Retention Schedule of the Institutional Environmental\nManagement Commission\n\nCIRCULAR No. 188-2021\n\nSUBJECT: Document Retention Schedule of the\nInstitutional Environmental Management Commission.\n\nTO ALL JUDICIAL OFFICES OF THE COUNTRY\n\nBE IT KNOWN THAT:\n\nThe Superior Council of the Judiciary, in session number 70-2021\nheld on August 17, 2021, article LX, approved the Document Retention Schedule of the\nInstitutional Environmental Management Commission.\n\nThe Document Retention Schedule of the\nInstitutional Environmental Management Commission applies to documentation in traditional\n(paper) and electronic format.\n\nThe Institutional Environmental Management Commission must\ncoordinate with the Judicial Archive the preparation of the document disposal\nrecord and the publication of the disposal notice in the Judicial\nBulletin.\n\nFurthermore, the Institutional Environmental Management\nCommission, when carrying out the document selection process (where\napplicable), must comply with the provisions of the Superior Council in session 66-07\nof September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying\ndocumentation that meets the general parameters to\nconsider when defining the historical-cultural value of documents,\nnamely:\n\n1. Status of the parties.\n\n2. Matters involving National Heritage assets.\n\n3. Matters that generate social impact.\n\n4. Matters related to changes in legislation.\n\n5. Matters that present notoriety at a national or\nlocal level.\n\n6. Matters that, due to their connotation, are not common in the\noffice.\n\n7. Person in a condition of vulnerability.\n\nIn case of doubt\nwhen separating this documentation, the head of the Judicial Archive must be consulted.\n\nDocument Retention Schedule of the Institutional Environmental Management Commission,\nJudiciary\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\nPublish once in the Judicial Bulletin.\n\nSan José,\nAugust 24, 2021."
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