{ "id": "norm-95405", "citation": "Decreto 43212", "section": "norms", "doc_type": "executive_decree", "title_es": "Reglamento de Funcionamiento de la Comisión Plenaria de SETENA", "title_en": "Rules of Procedure of the SETENA Plenary Commission", "summary_es": "Este decreto ejecutivo regula el funcionamiento de la Comisión Plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA), el órgano colegiado encargado de decidir sobre el otorgamiento de la viabilidad (licencia) ambiental y otras actuaciones clave del proceso de evaluación de impacto ambiental. Establece su integración por siete representantes institucionales (MINAE, Salud, AyA, MAG, MOPT, ICE y universidades estatales), sus atribuciones decisorias sobre proyectos, planes reguladores, denuncias, garantías y sanciones ambientales, y las reglas para sus sesiones ordinarias y extraordinarias, virtuales o presenciales. Define un quórum de mayoría absoluta, la adopción de acuerdos por mayoría simple y la posibilidad de firmeza inmediata por dos tercios. Asigna a la Secretaría de Actas la elaboración y custodia digital de las actas, y ordena la publicación de las actas aprobadas en el sitio web institucional. El reglamento busca ordenar el funcionamiento de la Comisión, eliminar duplicidades y ajustarlo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Ambiente, conforme a las recomendaciones de una comisión de reforma de 2019.", "summary_en": "This executive decree regulates the functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat (SETENA), the collegiate body responsible for deciding on the granting of environmental viability (licensing) and other key actions in the environmental impact assessment process. It establishes its composition of seven institutional representatives (MINAE, Health, AyA, MAG, MOPT, ICE, and state universities), its decision-making powers over projects, regulatory plans, complaints, guarantees, and environmental sanctions, and the rules for its ordinary and extraordinary sessions, whether virtual or in person. It defines a quorum of absolute majority, adoption of agreements by simple majority, and the possibility of immediate finality by two-thirds vote. It assigns to the Minutes Secretariat the preparation and digital custody of minutes, and orders the publication of approved minutes on the institutional website. The regulation seeks to organize the Commission's functioning, eliminate duplication, and align it with the provisions of the Environmental Organic Law, following recommendations from a 2019 reform commission.", "court_or_agency": "", "date": "31/08/2021", "year": "2021", "topic_ids": [ "environmental-law-7554" ], "primary_topic_id": "environmental-law-7554", "es_concept_hints": [ "Comisión Plenaria", "viabilidad ambiental", "licenciamiento ambiental", "SETENA", "órgano colegiado", "mayoría simple", "firmeza del acuerdo", "voto disidente" ], "concept_anchors": [ { "article": "Arts. 83, 84, 88", "law": "Ley Orgánica del Ambiente N° 7554" }, { "article": "", "law": "Decreto Ejecutivo 31849-MINAE-S-MOPT-MAG-MEIC" }, { "article": "", "law": "Ley General de la Administración Pública N° 6227" } ], "keywords_es": [ "Comisión Plenaria", "SETENA", "viabilidad ambiental", "licenciamiento ambiental", "evaluación de impacto ambiental", "órgano colegiado", "reglamento de funcionamiento", "Ley Orgánica del Ambiente", "acuerdos", "quórum", "sesiones ordinarias", "sesiones virtuales", "audiencias", "inspecciones", "secretaría de actas" ], "keywords_en": [ "Plenary Commission", "SETENA", "environmental viability", "environmental licensing", "environmental impact assessment", "collegiate body", "rules of procedure", "Environmental Organic Law", "agreements", "quorum", "ordinary sessions", "virtual sessions", "hearings", "inspections", "minutes secretariat" ], "excerpt_es": "Artículo 2º-La Comisión Plenaria. La Comisión Plenaria es el órgano técnico decisor del acto administrativo final de otorgamiento de la viabilidad (licenciamiento ambiental) de la SETENA, así como de las actuaciones descritas en el artículo 84 de la Ley Orgánica del Ambiente.\nArtículo 30.-Acuerdos y votos. Los acuerdos de la Comisión Plenaria serán adoptados por mayoría simple de los miembros presentes y adquirirán firmeza con la aprobación del acta en la sesión siguiente, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.\nArtículo 34.-Las Audiencias. La Comisión Plenaria podrá conceder audiencias dentro de sus sesiones, para recibir a personas interesadas en procesos sometidos a su conocimiento.", "excerpt_en": "Article 2-The Plenary Commission. The Plenary Commission is the technical decision-making body for the final administrative act granting SETENA's environmental viability (environmental licensing), as well as for the actions described in article 84 of the Environmental Organic Law.\nArticle 30-Agreements and votes. Agreements of the Plenary Commission shall be adopted by a simple majority of the members present and shall become final upon approval of the minutes at the next session, unless the members present agree to their finality by a two-thirds vote of all members of the Plenary Commission.\nArticle 34-Hearings. 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artículos 25 inciso 1), 27 inciso 1) y 28\ninciso 2) acápite b) de la Ley General de la Administración Pública Nº 6227 del\n2 de mayo de 1978; artículo 17, 83, 84, 85 y 88 de la Ley Orgánica del Ambiente\nNº7554 del 4 de octubre de 1995; Ley General de Salud, Nº5395 del 30 de octubre\nde 1973 y sus reformas; Ley de Uso, Manejo y Conservación de Suelos, Nº 7779\ndel 30 de abril de 1998; Ley de Protección Fitosanitaria Nº 7664 del 8 de abril\nde 1997; la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites\nAdministrativos Nº 8220 del 4 de marzo de 2002; Reglamento General sobre los\nProcedimientos de Evaluación de Impacto Ambiental, Decreto Ejecutivo Nº\n31849-MINAE-S-MOPT-MAG-MEIC, del 24 de mayo de 2004.\n\nConsiderando:\n\n1º-Que la Ley Orgánica del Ambiente N°\n7554 en su artículo 83 crea la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, con el\nfin de armonizar el impacto ambiental con los procesos productivos.\n\n2º-Que el artículo 83 de Ley supra\nindicada, otorga carácter de órgano de desconcentración máxima a la Secretaría\nTécnica Nacional Ambiental, y por ello su deber de reglamentar su propia\nfunción.\n\n3º-Que en su artículo 88 la Ley Orgánica\ndel Ambiente N° 7554, otorga un plazo de 3 meses al Poder Ejecutivo, para que\nproceda a reglamentar el funcionamiento de la Comisión Plenaria.\n\n4-Que el artículo 86 de la Ley supra\ncitada, indica que la Secretaría Técnica Nacional Ambiental debe responder a\nprincipios de eficiencia y eficacia en el análisis de las evaluaciones de\nimpacto ambiental.\n\n5º-Que la Junta Administrativa del Archivo\nNacional mediante la Directriz General para la Normalización del Tipo\nDocumental Actas de Órganos Colegiados, del 15 de noviembre de 2017, posibilita\na los órganos colegiados a utilizar los medios digitales para la consignación\nde sus actas.\n\n6º-Que de conformidad con el Informe de la\nComisión para la Atención y Transformación de la Secretaría Técnica Nacional\nAmbiental (SETENA) del 28 junio de 2019, se establece en el acuerdo 12.\n\"Modificar los decretos ejecutivos N° 31849 y N° 36815, de forma tal que las\nfunciones de la Comisión Plenaria se enmarquen únicamente en lo indicado en la\nLey Orgánica de Ambiente. Se debe propiciar que la Dirección General de SETENA\ncumpla con las funciones administrativas, políticas y estratégicas de la\ninstitución, eliminando la duplicidad de competencias.\n\n7º-Que de acuerdo con la Ley Orgánica del\nAmbiente, artículo 88, \"Sus deliberaciones y resoluciones se adoptarán en\ncomisión plenaria, de conformidad con el reglamento de funcionamiento interno\nque el Poder Ejecutivo emitirá en el plazo de tres meses, contados a partir de\nla vigencia de esta ley.\" Por lo que resulta necesario delimitar las funciones\nde la Comisión Plenaria y establecer un procedimiento para el funcionamiento de\nla Comisión Plenaria en la toma de decisiones y procesos a seguir para\ndeliberar y resolver en cuanto a la viabilidad ambiental de las actividades,\nobras o proyectos.\n\n8º-Que por lo anterior, se requiere\nactualizar el Reglamento de Funcionamiento de la Comisión Plenaria de la\nSecretaría Técnica Nacional Ambiental a efecto de cumplir con lo dispuesto en\nla normativa y tener un mayor orden en el funcionamiento de dicho órgano.\n\n9º-Que de\nconformidad con el Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de\nRequisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo Nº 37045-MPMEIC y sus\nreformas, se determinó que la presente propuesta no establece ni modifica\ntrámites, requisitos o procedimientos, que el administrado deba cumplir,\nsituación por la que no se procedió con el trámite de control previo. Por\ntanto,\n\nDecretan:\n\nREGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DE LA\nCOMISIÓN\n\nPLENARIA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA\n\nNACIONAL AMBIENTAL\n\nCAPÍTULO I\n\nDISPOSICIONES GENERALES\n\nArtículo 1º-Ámbito de Aplicación.\nEl presente Reglamento regula el funcionamiento de la Comisión Plenaria de la\nSecretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). Todo aquello no regulado en el\npresente reglamento, deberá aplicar lo dispuesto para órganos colegiados de la\nLey General de la Administración Pública N° 6227.\n\nCAPÍTULO II\n\nDE SU JERARQUÍA Y POTESTADES\n\nArtículo 2º-La Comisión Plenaria.\nLa Comisión Plenaria es el órgano técnico decisor del acto administrativo final\nde otorgamiento de la viabilidad (licenciamiento ambiental) de la SETENA, así\ncomo de las actuaciones descritas en el artículo 84 de la Ley Orgánica del\nAmbiente.\n\nArtículo 3º-Atribuciones de la Comisión\nPlenaria. Son atribuciones de la Comisión Plenaria:\n\na. Aprobar o rechazar la recomendación\ntécnica de otorgamiento de viabilidad (licencia) ambiental de las evaluaciones\nde impacto ambiental de las actividades, obras o proyectos; resolviendo dentro\nde los plazos previstos por la Ley General de la Administración Pública N°\n6227. El rechazo deberá ser motivado legal o técnicamente.\n\nb. Aprobar o rechazar la recomendación\ntécnica de otorgamiento de viabilidad (licencia) ambiental de los planes\nreguladores, planes maestros ambientales u otra planificación de uso del suelo\no del territorio que se haya presentado a la SETENA, en cumplimiento del\nprocedimiento de introducción de variable ambiental en la planificación y de\nconformidad con el dictamen que emita la Unidad Técnica Administrativa. El\nrechazo deberá ser motivado técnicamente.\n\nc. Analizar los informes técnicos de la\nUnidad Técnica Administrativa, con el fin de resolver en base a las\nrecomendaciones y acciones necesarias para minimizar el impacto generado por la\nactividad, obra o proyecto, así como las técnicamente eficaces para mitigar,\ncompensar o prevenir los impactos ambientales generados.\n\nd. Resolver sobre las denuncias que se le\npresenten de acuerdo con los informes técnicos sometidos a su conocimiento por\nparte de la Unidad Técnica Administrativa, directamente o por parte la\nContraloría Ambiental, según corresponda.\n\ne. Realizar cuando lo considere necesario inspecciones\nde campo de actividades, obras o proyectos, en compañía de la parte técnica u\notras instancias que se considere necesario en actividades, obras o proyectos\nde alto impacto ambiental, cuando la Comisión Plenaria precise de mayores\nelementos de juicio de previo a emitir sus acuerdos. Se requerirá de mayoría\nabsoluta de los miembros para acordar la inspección.\n\nf. Fijar los montos de las\ngarantías para cumplir con las obligaciones ambientales, los cuales deberán\ndepositar los interesados, con la debida periodicidad y el monto de los\ntractos.\n\ng. Resolver los recursos legales, que se\npresenten contra las resoluciones administrativas que se emitan de parte de\nesta Secretaría.\n\nh. Conocer las directrices, las políticas\ny estrategias ambientales propuestas por la Dirección General, cuando esta así\nlo considere.\n\ni. Aprobar modificaciones superiores al\nveinte (20%) de una actividad, obra o proyecto, de acuerdo con el marco legal\nvigente.\n\nj. Otorgar las audiencias privadas que\nsoliciten los usuarios de SETENA.\n\nk. Convocar las audiencias públicas que a\ncriterio de la Comisión Plenaria se requieran dentro de los procesos de\nEvaluación Ambiental.\n\nl. Participar en la revisión de la\nReglamentación atinente a SETENA, cuando sea requerido por la Dirección General.\n\nm. Ordenar la realización de los procesos\nlegales sancionatorios, según las reglas del debido proceso en materia de\nEvaluación Ambiental, y en consecuencia ordenar las medidas compensatorias\nambientales y las sanciones de su competencia según en el artículo 99 de la Ley\nOrgánica del Ambiente y las reglas determinadas en el Reglamento General sobre\nlos Procedimientos de Evaluación Ambiental decreto 31849-MINAE-S-MAG-MOPT-MEIC.\n\nn. Todas aquellas que el ordenamiento\njurídico le encomiende.\n\nCAPÍTULO III\n\nDE SU INTEGRACIÓN Y FACULTADES\n\nArtículo 4º-De su integración y\nprohibiciones: La Comisión Plenaria estará integrada de la siguiente forma:\n\na. Un representante del Ministro del\nAmbiente y Energía, quien será el Secretario General.\n\nb. Un representante del Ministerio de\nSalud, con especialidad en ingeniería sanitaria.\n\nc. Un representante del Instituto\nCostarricense de Acueductos y Alcantarillados, con especialidad en hidrología.\n\nd. Un representante del Ministerio de\nAgricultura y Ganadería, con especialidad en agronomía.\n\ne. Un representante del Ministerio de\nObras Públicas y Transportes, con especialidad en ingeniería civil.\n\nf. Un representante del Instituto\nCostarricense de Electricidad, con especialidad en desarrollo energético.\n\ng. Un representante de las universidades\nestatales, con especialidad en biología.\n\nLos integrantes de la Secretaría Técnica\nNacional Ambiental serán funcionarios de tiempo completo, con dedicación\nexclusiva y prohibición para el ejercicio de sus actividades personales, profesionales\no particulares. Los jerarcas procederán mediante convenio con la SETENA a\ntrasladar al funcionario de manera permanente, para que se dedique a tiempo\ncompleto a las labores encomendadas por ley y reglamento. Será absolutamente\nprohibido que dichos representantes ejerzan funciones que no sean las propias\nde su condición como miembro de la Comisión Plenaria.\n\nPara el representante de las\nuniversidades, serán estas de común acuerdo, quienes elegirán su terna y la\ncomunicarán al Ministro de Ambiente y Energía sobre la terna elegida de\nconformidad con el artículo 5 del presente reglamento.\n\nArtículo 5º-Procedimiento de\nIntegración. Con el propósito de\nintegrar la Comisión Plenaria, una vez vencido el plazo del nombramiento, el\nMinistro de Ambiente y Energía solicitará a las instituciones representadas en\nla Comisión Plenaria una terna de tres postulantes que reúnan las\ncaracterísticas indicadas en el artículo 4 anterior. Una vez recibida las\nternas, el Ministro, en conjunto con la Secretaria Técnica de la SETENA,\nprocederá dentro de un plazo de 8 días hábiles a la escogencia del candidato\nque mejor se ajuste a las necesidades del puesto y lo comunicará al respectivo\njerarca. Los nombramientos realizados para el periodo correspondiente entrarán\nen posesión de sus cargos en el momento de su juramentación ante el Ministro de\nAmbiente y Energía, de lo cual se dejará constancia.\n\nArtículo 6º-Del expediente administrativo. Las\npostulaciones y los nombramientos realizados deberán ser recopilados en un expediente\nadministrativo para cada una de las instituciones pertenecientes a la Comisión\nPlenaria, en el cual, se debe consignar además de lo indicado, la comprobación\nde los atestados de los postulantes y de los miembros nombrados. La custodia de\ndichos expedientes recaerá en el Departamento de Recursos Humanos de la SETENA.\n\nArtículo 7º-Periodo de nombramiento. Los\nmiembros de la Comisión Plenaria serán nombrados por plazos de seis años. En\naño par, se nombrarán los representantes del Instituto Costarricense de\nElectricidad, Ministerio de Agricultura y Ganadería y el Instituto\nCostarricense de Acueductos y Alcantarillados. Y en año impar, los\nrepresentantes del Ministerio de Salud, el representante de las Universidades\nEstatales y del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para ello, el\nDepartamento de Recursos Humanos de la SETENA, remitirá a la Dirección General\ncon dos meses de antelación, la nómina de miembros que deberán ser\nreemplazados, con el fin de que la Dirección remita al Ministro la nota de solicitud\nde nominación a las entidades correspondientes. Para ello, se seguirá el\nprocedimiento establecido en el artículo 5 del presente reglamento. Los\nmiembros de la Comisión Plenaria podrán ser propuestos para reelección por\nparte de la respectiva institución, no pudiendo ejercer el cargo en periodos\nconsecutivos. No podrán ocupar el cargo por más de dos periodos.\n\nQuien ocupe el cargo del Secretario General de la\nSETENA fungirá como representante del Ministro de Ambiente y Energía de\nconformidad con el artículo 12 del Decreto 36815-MINAET.\n\nArtículo 8º-De las sustituciones. En el caso de\nque un miembro de la Comisión Plenaria no pueda continuar ejerciendo el cargo\npara el cual fue nombrado, el Ministro de Ambiente y Energía en conjunto con el\nSecretario General de la SETENA, procederán a realizar el nombramiento de la\nterna restante de la respectiva institución, para que ocupe el cargo por el\nplazo restante del nombramiento original. En casos excepcionales, de no poder\nconstituir una terna, se procederá a solicitar una nueva terna a la institución\nrespectiva.\n\nArtículo 9º-Funcionarios Auxiliares. Además de los siete\nmiembros de la Comisión Plenaria, asistirán a las sesiones la persona que ocupe\nel puesto de la Secretaría de Actas; asimismo asistirá cuando expresamente le\nconvoque la Presidencia de la Comisión Plenaria, un asesor legal del Ministerio\nde Ambiente y Energía.\n\n(Así\nreformado por el artículo 4° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre\ndel 2024)\n\nArtículo 10.-De la Presidencia. La Presidencia\nde la Comisión Plenaria la ejercerá quien ocupe el cargo de Secretario General\nde la SETENA.\n\nArtículo 11.-Facultades y Deberes de la persona a\ncargo de la Presidencia. La persona que ejerza el cargo de Presidente de la\nComisión Plenaria tendrá las siguientes facultades y deberes:\n\na. Presidir, abrir, suspender y cerrar, con todas las\nfacultades necesarias para ello, las sesiones de la Comisión Plenaria.\n\nb. Velar porque la Comisión Plenaria, cumpla las leyes\ny reglamentos relativos a su función.\n\nc. Fijar directrices generales e impartir\ninstrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores de la Comisión\nPlenaria.\n\nd. Convocar a sesiones extraordinarias.\n\ne. Confeccionar el Orden del Día de las sesiones\nteniendo en cuenta en su caso, las peticiones de los demás miembros, formuladas\ncon antelación.\n\nf. Resolver cualquier asunto en caso de empate, en\ndonde tendrá voto de calidad.\n\ng. Establecer la forma y el procedimiento en que se\nvotarán los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.\n\nh. Nombrar las comisiones que se requieran para la\nejecución de determinadas acciones o actividades específicas.\n\ni. Firmar las Actas en conjunto con la persona que\nfunja en la Secretaría de la Comisión Plenaria, o en su ausencia o por\ndesignación, con la persona encargada de la Secretaría de Actas. De conformidad\ncon la Ley General de Administración Pública las actas también deberán ser\nfirmadas por los miembros que emitan un voto disidente.\n\nj. Representar a la Comisión Plenaria en los casos en\nque la Secretaría General o el Ministerio de Ambiente y Energía lo indiquen.\n\nk. Nombrar a la persona que se encargará de la\nSecretaría de Actas.\n\nArtículo 12.-Facultades y Deberes de la persona en\nla Vicepresidencia. El Vicepresidente será elegido entre los miembros de la\nComisión Plenaria.\n\nPara todos los efectos la Vicepresidencia sustituirá\nla Presidencia en sus ausencias, en cuyo caso su actuación se regirá por lo\ndispuesto en el artículo 11 del presente Reglamento.\n\nArtículo 13.-Facultades y Deberes de la persona en\nla Secretaría. La Comisión Plenaria podrán elegir entre sus miembros un\nsecretario, cuyas funciones y deberes serán:\n\na) Firmar las actas en conjunto con el Presidente y la\npersona que funja como Secretaria Actas.\n\nb) En los casos en que el Presidente de la Comisión\nPlenaria lo requiera, colaborar con la confección del orden del día.\n\nSi no se nombrase un secretario de la Comisión, la\nSecretaría de Actas asumirá las funciones de este.\n\nArtículo 14.-Facultades y Deberes de los Miembros\nde la Comisión Plenaria. Son facultades y deberes de los miembros de la\nComisión Plenaria:\n\na. Emitir su voto, respecto de los asuntos sometidos a\nconocimiento de la Comisión Plenaria, salvo en aquellos casos que de acuerdo\ncon el artículo 230 de la Ley General de\nAdministración Pública N° 6227, deban inhibirse. Ante lo cual deberá procederse\nde conformidad con lo establecido en el artículo 234 del citado cuerpo legal.\nNo podrán conocer ni emitir criterio en aquellos asuntos en que por razones de\ninterés o de parentesco se requiera su inhibición, de conformidad con el Título\nSegundo \"De la Abstención y Recusación\" de la Ley General de la Administración\nPública.\n\nb. Participar en las comisiones que la\nPresidencia de la Comisión Plenaria les delegue.\n\nc. Formular las mociones y proposiciones\nque considere oportunas.\n\nd. Solicitar y hacer uso de la palabra,\nlas veces que lo estime necesario, según las reglas establecidas de conformidad\ncon lo dispuesto en el artículo 11, inciso c) de este Reglamento.\n\ne. Solicitar revisión, modificación o\naclaración de los acuerdos de la Comisión Plenaria.\n\nf. Asistir a las sesiones ordinarias,\nextraordinarias y actos oficiales a que fuere convocado.\n\ng. Comunicar oportunamente a la Secretaría\nde Actas, las razones que le impidan asistir a sesiones.\n\nh. Solicitar a la Presidencia la\nautorización para retirarse durante las sesiones, por razones justificadas.\n\ni. Presentar declaración jurada de bienes\nsegún la normativa vigente.\n\nArtículo 15.-De las Ausencias. En\ncaso de ausencia o enfermedad y en general cuando concurra alguna causa justa,\nserán sustituidos los integrantes de la Comisión Plenaria de la siguiente\nforma:\n\na. La Presidencia será sustituida por la\nVicepresidencia.\n\nb. Ante la ausencia de ambos, se deberá\ndesignar, en el seno de la Comisión Plenaria, una persona Miembro que presida\nad hoc.\n\nc. La ausencia de los demás miembros no\nserá sustituida, pero igualmente deberá ser justificada.\n\nArtículo 16.-Del análisis de los\ninformes técnicos. Los informes técnicos que sean sometidos a conocimiento\ny aprobación de la Comisión Plenaria deberán ser conocidos y estudiados por\ntodos sus miembros, prestando especial énfasis a su especialidad base de su\nnombramiento. Los informes contendrán la recomendación técnica para la toma de\ndecisión de la Comisión Plenaria. Para dicho análisis se establecerán listas de\nrevisión con las cuales los miembros podrán facilitar el conocimiento de este.\nLa oposición a la recomendación del departamento técnico respectivo debe estar\ndebidamente fundamentada por el miembro disidente.\n\nCAPÍTULO IV\n\nDE LA SECRETARÍA DE ACTAS\n\nArtículo 17.-Secretaría de Actas de la\nComisión Plenaria. Para la tramitación de los asuntos que se someten a\nconocimiento de la Comisión Plenaria y con las funciones que se indican en el\nartículo siguiente, existirá una Secretaría de Actas adscrita al órgano\ncolegiado. El cual será nombrado por la Comisión Plenaria, el titular,\ndesempeñará sus funciones a tiempo completo, tendrá el deber de guardar\nconfidencialidad sobre los asuntos tratados en el seno de la Comisión Plenaria.\n\nPara el cumplimiento de sus\nfunciones, la Secretaría de Actas contará con apoyo de recurso humano de\nfuncionarios de la institución o destacados en la misma.\n\nEn caso de ausencia de la persona\nencargada de la Secretaría de Actas, será sustituido por una Secretaría a.i.\n\n(Así\nreformado por el artículo 4° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre\ndel 2024)\n\nArtículo 18.-Requisitos de la persona\nencargada de la Secretaría de Actas. (Derogado\npor el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)\n\nArtículo 19.-Funciones y Deberes de la\npersona encargada de la Secretaría de Actas. El Secretario de Actas tendrá\nlas siguientes funciones y deberes:\n\na. Elaborar las actas de las sesiones de\nla Comisión Plenaria. Las sesiones podrán ser grabadas, previo acuerdo de los\nmiembros de la Comisión Plenaria.\n\nb. Presentar en la sesión todos los\ndocumentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en\nel Orden del Día.\n\nc. Transcribir las actas al libro\ncorrespondiente y gestionar la firma de la presidencia.\n\nd. Llevar el seguimiento y control de la\nejecución de los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria e informar\nperiódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.\n\ne. Coordinar con la Presidencia o en su\nausencia con la Vicepresidencia, el contenido del Orden del Día.\n\nf. Llevar un consecutivo de los acuerdos\nque tome la Comisión Plenaria por año.\n\ng. Asesorar y proporcionar a los miembros\nde la Comisión Plenaria, en forma expedita, la información o los documentos que\néstos soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus\nfunciones.\n\nh. Mantener actualizado el archivo que\ncontiene los textos de leyes, reglamentos, decretos y directrices para uso de\nla Comisión Plenaria.\n\ni. Preparar y enviar el Orden del Día a\nlos miembros y de ser convocados por la Presidencia, a las personas auxiliares.\n\nj. Coordinar y ejecutar todos los asuntos\nde índole administrativa y logística para la buena marcha de la Secretaría de\nActas y de la Comisión Plenaria.\n\nk. Levantar y conformar expediente de cada\nsesión, en el que se incorpora toda la documentación relacionada con la misma,\ndebidamente foliada, de manera consecutiva para su consulta y custodia.\n\nl. Recibir, revisar y tramitar la\ncorrespondencia.\n\nm. Extender certificaciones de acuerdos y\ndocumentos que consten en los archivos de la Secretaría.\n\nn. Gestionar la legalización de los Libros\nOficiales de Actas de la Comisión Plenaria ante la Auditoría del MINAE.\n\no. Firmar el libro de actas, en ausencia\nde la Secretaría de la Comisión Plenaria, en conjunto con la Presidencia.\n\np. Llevar un registro actualizado de la\ndirección física o electrónica donde recibirán agendas y documentación los\nmiembros de la Comisión Plenaria, así como, números de teléfonos donde\nlocalizarles.\n\nq. Comunicar y firmar en su oportunidad\nlos acuerdos adoptados por la Comisión Plenaria.\n\nr. Presentar declaración jurada de bienes\nsegún la normativa vigente.\n\ns. Mantener una oportuna\ncomunicación con las distintas dependencias de la SETENA, así como con\nInstituciones Públicas y Privadas; relativas a la gestión de los asuntos\nsometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.\n\nt. Establecer controles que garanticen la\neficacia y eficiencia en el desempeño de las actividades de la Unidad.\n\nu. Realizar la calendarización de las\ninspecciones a realizarse durante el siguiente trimestre, según la necesidad y\nurgencia y así lo disponga la Secretaría General de la SETENA.\n\nv. Incluir en la página Web de la SETENA,\nlas actas aprobadas por la Comisión Plenaria.\n\nw. Las demás que le asignen las leyes y\nreglamentos, la Presidencia de la Comisión Plenaria o la Comisión Plenaria.\n\nCAPÍTULO V\n\nDEL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN PLENARIA\n\nArtículo 20.-Del orden del día y Actas\nde las sesiones. La persona encargada de la Secretaría de Actas deberá\nsometer a conocimiento de la presidencia, de forma previa, toda documentación\nya sea externa o interna, que ingrese a la Secretaría, para determinar su\ninclusión en el Orden del día que correspondiera.\n\nLa Presidencia o la Comisión Plenaria, mediante\nacuerdo, establecerá la fecha límite para la inclusión de documentos en el\nOrden del Día de la próxima sesión.\n\nLa Secretaría de Actas entregará a los\nmiembros de la Comisión Plenaria, en la dirección de correo electrónico\nasignado por SETENA, el Orden del Día, las actas a aprobar y la documentación\npertinente de los asuntos que se tratarán en la sesión respectiva, con una\nantelación mínima de veinticuatro horas.\n\nLa Secretaría de Actas, cuando así lo\nsolicite expresamente una persona miembro de la Comisión Plenaria, deberá\nconsignar de manera literal en el Acta sus manifestaciones, expresadas en el\ndesarrollo de la sesión, tanto presencial como virtual. De lo contrario las\nactas se consignarán en resumen de lo discutido.\n\nCAPÍTULO VI\n\nDE LAS SESIONES DE LA COMISION\n\nArtículo 21.-De las Sesiones\nOrdinarias, lugar, hora y día de su celebración. La Comisión Plenaria,\ndeberá reunirse en forma ordinaria cuatro veces a la semana. Las sesiones se\nrealizarán en la SETENA, salvo que por circunstancias motivadas se deban\nrealizar de manera virtual. La hora y días de la celebración de sesiones será\nacordada por mayoría absoluta de la totalidad de la Comisión Plenaria, al\niniciarse el periodo de nombramiento, sin perjuicio de que más adelante y por la\nmisma mayoría se disponga su modificación.\n\nPara reunirse en sesión ordinaria no hará\nfalta convocatoria especial.\n\nArtículo 22.-De las Sesiones\nExtraordinarias. La convocatoria a sesiones extraordinarias deberá hacerse\npor lo menos con veinticuatro horas de antelación por la Presidencia de la\nComisión Plenaria, indicando los asuntos a tratar. La convocatoria se\nacompañará con el Orden del Día y únicamente podrán discutirse los aspectos ahí\nconsignados.\n\nEn casos de urgencia, así calificados por\nla Presidencia de la Comisión Plenaria, el plazo de convocatoria podrá\nreducirse a doce horas. La convocatoria a sesiones extraordinarias será\ncomunicada por escrito por medio del correo electrónico.\n\nNo se aplicarán los\nrequisitos del plazo y las formalidades para la convocatoria a sesiones\nextraordinarias cuando se encuentren presentes todos los miembros del órgano y\nasí lo acuerden por unanimidad.\n\nArtículo 23.-De las Sesiones Virtuales.\nPor vía excepcional en decisión motivada y tomada por la mayoría de los\nmiembros en la sesión presencial anterior, comunicada por la persona Presidenta\nde la Comisión, las sesiones se harán de manera virtual.\n\nSe entenderá por sesión virtual aquella\nque se realice mediante la utilización de cualquiera de las tecnologías de información\ny comunicación, asociadas a la red de Internet, que garanticen tanto la\nposibilidad de una comunicación integral y simultánea que comprenda video,\naudio y datos, entre los miembros de la Comisión Plenaria mientras transcurra\nla sesión. El medio por utilizar deberá ser de acceso común a todas los\nintegrantes de la Comisión Plenaria en forma simultánea con el fin de\ngarantizar los principios de colegialidad, simultaneidad y deliberación.\n\nEl acta que se levante deberá indicar los\nmiembros de la Comisión Plenaria que han estado \"presentes\" en forma virtual,\nindicando el mecanismo tecnológico mediante el cual se produjo la reunión e\nidentificación del lugar en que se encuentra el ausente. Deberá contener,\nademás, la identidad y el número de los miembros presentes en la reunión y el\nsentido del voto emitido por la persona miembro presente virtualmente.\n\nArtículo 24.-Sesiones en lugares\ndistintos. La Presidencia podrá convocar a sesiones en lugares distintos al\nhabitual, con el fin de realizar visitas a proyectos o en aquellos lugares de\ninterés para la SETENA.\n\nArtículo 25.-Quórum de las Sesiones.\nPara que la Comisión Plenaria pueda sesionar válidamente el quórum será el de\nmayoría absoluta de la totalidad de sus miembros.\n\nSi no hubiere quórum, la Comisión Plenaria\npodrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después\nde la hora señalada para la primera con la tercera parte de sus miembros y de\nforma excepcional y con la debida justificación podrá hacerlo media hora\ndespués de la hora señalada de acuerdo con la Ley General de la Administración\nPública.\n\nArtículo 26.-Desarrollo de las Sesiones\nOrdinarias. Las sesiones serán dirigidas por la Presidencia o quién le\nsustituya y deberán desarrollarse conforme el Orden del Día establecido por\nesta o la Comisión Plenaria.\n\nEl Orden del Día, sólo podrá alterarse a\nsolicitud de un miembro de la Comisión Plenaria, contando con la anuencia de la\nunanimidad de los miembros presentes.\n\nArtículo 27.-Conflicto de Intereses.\nEn aquellos casos en que se discuta sobre aspectos en los cuales una persona\nmiembro de la Comisión Plenaria tenga algún interés de índole personal, deberá\nabandonar la sala de sesiones, una vez discutido el asunto y tomado el acuerdo\npuede reintegrarse a la sesión, dejando constancia de ello en el acta. Siendo\nel caso de otros funcionarios presentes o la Secretaría de Actas, por mayoría\nsimple de los miembros presentes, se acordará que esas personas funcionarias\nabandonen la sala de sesiones.\n\nArtículo 28.-Mociones. Las\npeticiones o propuestas que sometan a conocimiento los miembros de la Comisión\nPlenaria, o que modifiquen el asunto que se discute, reciben el nombre de\nmociones. Las mociones de orden han de referirse necesariamente a cuestiones de\nprocedimiento y tienen prioridad en la discusión. Lo que se resuelva en cuanto\na éstas últimas, carece de recurso alguno.\n\nArtículo 29.-Privacidad de las Sesiones.\nLas sesiones de la Comisión Plenaria serán siempre privadas, salvo que por\nunanimidad de los miembros presentes se apruebe la participación de agentes\nexternos con voz pero sin voto.\n\nArtículo 30.-Acuerdos y votos. Los\nacuerdos de la Comisión Plenaria serán adoptados por mayoría simple de los\nmiembros presentes y adquirirán firmeza con la aprobación del acta en la sesión\nsiguiente, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación\nde dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.\n\nDeberán consignarse debidamente\nidentificados, los documentos que han servido de fundamento para la discusión de\ncada tema, precisando: número de expediente, numero de oficio, nombre del\nproyecto, nombre del desarrollador, o bien, si se tratase de correspondencia,\nel nombre del remitente, oficina, fecha, y el asunto.\n\nLa Secretaría de Actas, deberá incluir en\nel Acta los votos contrarios que se dieren durante la sesión, identificando a\nla persona miembro e indicando los motivos que lo justifican.\n\nNo podrá ser objeto de acuerdo ningún\nasunto que no figure en el Orden del Día.\n\nLos miembros de la Comisión Plenaria tendrán\nderecho a solicitar revisión de un acuerdo, para lo cual deberán presentar el\nrecurso posterior a la lectura y antes de la aprobación del acta donde conste\nel acuerdo que se impugna. El recurso planteado deberá resolverse en la misma\nsesión, sin que sea posible postergarlo para otro momento.\n\nLas simples observaciones de forma,\nrelativas a la redacción de los acuerdos, no serán considerados como recursos\nde revisión.\n\nPor disposición de ley, los miembros no\npodrán abstenerse de votar, solo pudiendo emitir un voto disidente. Dicho voto\ndeberá ser debidamente justificado técnicamente en el momento de la votación.\n\nArtículo 31.-Actas. La Secretaría\nde Actas elaborará, de cada sesión un acta, que contendrá como mínimo la\nindicación de los asistentes, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha\ncelebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado\nde la votación y el contenido de los acuerdos. La Secretaría de Actas\nconformará expedientes digitales foliados con los documentos que sirvieron de\nrespaldo para los acuerdos tomados en la sesión, los cuales se resguardarán de\nigual forma que los libros de actas digitales.\n\nLos miembros de la Comisión Plenaria\naprobarán las Actas en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación\ncarecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que\nlos miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la\ntotalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.\n\nLas actas serán firmadas mediante firma\ndigital por la persona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la\nComisión Plenaria, o en su defecto de la persona encargada de la Secretaría de\nActas, esta última, en ausencia o por designación de la persona designada en la\nSecretaría de la Comisión Plenaria.\n\nArtículo 32.-Libro Oficial de Actas.\nEl órgano contará con un libro de actas digital cuya aprobación previa de uso\nrecae en la Auditoría del MINAE. Dicho libro digital debe estar debidamente\nfoliado y rotulado con el nombre del órgano y número de hoja. La firma de las\nactas será mediante la utilización de la firma digital. Se deberá garantizar la\nautenticidad, integridad y conservación del documento electrónico, para lo cual\nuna vez aprobada el acta y firmada digitalmente deberá ser guardada en un formato\nque no permita su modificación.\n\nLa Secretaría de Actas, deberá conformar\nun libro de actas en el que, una vez firmes las actas respectivas, se\ntranscribirán inmediatamente a fin de que sean firmadas digitalmente por la\npersona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la Comisión Plenaria,\no, en su defecto, de la persona encargada de la Secretaría de Actas y por\naquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.\n\nLa responsabilidad de la custodia, firma y\nfoliado del mismo recae en la persona encargada de la Secretaría de Actas. Por\nser de manera digital, se deberá garantizar contar con los respaldos digitales\ndebidos en caso de pérdida de archivos o información.\n\nArtículo 33.-Certificación de Acuerdos.\nSe podrá solicitar en forma escrita y ante la Secretaría de Actas, la\ncertificación de los acuerdos, en esta solicitud se debe indicar\nespecíficamente el o los asuntos en que tengan interés y los fines de su\nsolicitud.\n\nArtículo 34.-Las Audiencias. La\nComisión Plenaria podrá conceder audiencias dentro de sus sesiones, para\nrecibir a personas interesadas en procesos sometidos a su conocimiento. La\nsolicitud será realizada a la Secretaría de Actas, quien agendará la misma y\nremitirá a los miembros la documentación necesaria para el conocimiento del\ncaso. La persona que solicite la audiencia deberá remitir una nota indicando la\nrazón y el objetivo de esta. Dentro del Acta se consignará dicho documento, así\ncomo una constancia de los asistentes y una síntesis de lo discutido.\n\nArtículo 35.-Las Inspecciones. De\nmanera trimestral se calendarizarán las inspecciones que se deben realizar, las\ncuales serán agendadas por la secretaria de Actas y en coordinación con la\nDirección General de la SETENA, según disponibilidad presupuestaria. Estas se\ndeberán realizar en sesiones extraordinarias.\n\nCAPÍTULO VII\n\nDISPOSICIONES FINALES\n\nArtículo 36.-Derogatoria. Deróguese\nel artículo 3 al 9 del Reglamento de Organización de la Estructura Interna de\nFuncionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental SETENA, Decreto\nEjecutivo 36815-MINAE del 12 de septiembre de 2011.\n\nArtículo 37.-Vigencia.  El\npresente Reglamento rige a partir de su publicación.\n\nDado en la Presidencia de la República.-San\nJosé, el treinta y uno de agosto del año dos mil veintiuno.", "body_en_text": "throughout the entire text\n\n -\n\n Full Text of Norm 43212\n\n Regulations for the Operation of the Plenary Commission of the National\nEnvironmental Technical Secretariat\n\nNo.\n43212-MINAE\n\nTHE PRESIDENT OF THE REPUBLIC\n\nAND THE MINISTER OF ENVIRONMENT AND ENERGY\n\nIn exercise of the powers conferred\nupon them by Article 50, subsections 3) and 18) of Article 140, and Article\n146 of the Political Constitution; Articles 25 subsection 1), 27 subsection 1), and 28\nsubsection 2) paragraph b) of the General Law of Public Administration No. 6227 of\nMay 2, 1978; Articles 17, 83, 84, 85, and 88 of the Organic Environmental Law\nNo. 7554 of October 4, 1995; General Health Law, No. 5395 of October 30,\n1973 and its amendments; Law on the Use, Management, and Conservation of Soils, No. 7779\nof April 30, 1998; Phytosanitary Protection Law No. 7664 of April 8,\n1997; the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Requirements and Procedures\nNo. 8220 of March 4, 2002; General Regulation on the\nProcedures for Environmental Impact Assessment, Executive Decree No.\n31849-MINAE-S-MOPT-MAG-MEIC, of May 24, 2004.\n\nConsidering:\n\n1st-That the Organic Environmental Law No.\n7554 in its Article 83 creates the National Environmental Technical Secretariat, for the\npurpose of harmonizing environmental impact with productive processes.\n\n2nd-That Article 83 of the aforementioned Law,\ngrants the National Environmental Technical Secretariat the status of a body of maximum deconcentration, and therefore its duty to regulate its own\nfunction.\n\n3rd-That in its Article 88, the Organic Environmental\nLaw No. 7554, grants a period of 3 months to the Executive Branch to\nproceed to regulate the operation of the Plenary Commission.\n\n4-That Article 86 of the aforementioned\nLaw, indicates that the National Environmental Technical Secretariat must respond to\nprinciples of efficiency and effectiveness in the analysis of environmental impact assessments (evaluaciones de impacto ambiental).\n\n5th-That the Administrative Board of the National\nArchive, through the General Directive for the Standardization of the Documentary\nType \"Minutes of Collegiate Bodies,\" of November 15, 2017, enables\ncollegiate bodies to use digital means for the recording\nof their minutes.\n\n6th-That in accordance with the Report of the\nCommission for the Attention and Transformation of the National Environmental Technical\nSecretariat (SETENA) of June 28, 2019, agreement 12 establishes:\n\"Modify executive decrees No. 31849 and No. 36815, such that the\nfunctions of the Plenary Commission are framed solely within what is indicated in the\nOrganic Environmental Law. It must be fostered that the General Directorate of SETENA\nfulfills the administrative, political, and strategic functions of the\ninstitution, eliminating the duplication of competencies.\"\n\n7th-That according to the Organic Environmental\nLaw, Article 88, \"Its deliberations and resolutions shall be adopted in\nplenary commission, in accordance with the internal operating regulations\nthat the Executive Branch shall issue within a period of three months, counted from\nthe effective date of this law.\" Therefore, it is necessary to delimit the functions\nof the Plenary Commission and establish a procedure for the operation of\nthe Plenary Commission in decision-making and the processes to follow for\ndeliberating and resolving on the environmental feasibility (viabilidad ambiental) of the activities,\nworks, or projects.\n\n8th-That therefore, it is necessary\nto update the Regulations for the Operation of the Plenary Commission of the\nNational Environmental Technical Secretariat in order to comply with what is provided in\nthe regulations and to have greater order in the operation of said body.\n\n9th-That in\naccordance with the Regulation to the Law for the Protection of Citizens from Excessive\nRequirements and Administrative Procedures, Executive Decree No. 37045-MPMEIC and its\namendments, it was determined that this proposal does not establish or modify\nprocedures, requirements, or processes that the administered party must comply with,\na situation for which the prior review procedure was not carried out. Therefore,\n\nThey Decree:\n\nREGULATIONS FOR THE OPERATION OF THE\nPLENARY\n\nCOMMISSION OF THE NATIONAL ENVIRONMENTAL\n\nTECHNICAL SECRETARIAT\n\nCHAPTER I\n\nGENERAL PROVISIONS\n\nArticle 1-Scope of Application.\nThese Regulations regulate the operation of the Plenary Commission of the\nNational Environmental Technical Secretariat (SETENA). For anything not regulated in\nthese regulations, the provisions for collegiate bodies of the\nGeneral Law of Public Administration No. 6227 shall apply.\n\nCHAPTER II\n\nITS HIERARCHY AND POWERS\n\nArticle 2-The Plenary Commission.\nThe Plenary Commission is the technical decision-making body for the final administrative act\nof granting environmental feasibility (environmental licensing) (viabilidad (licenciamiento ambiental)) by SETENA, as well\nas for the actions described in Article 84 of the Organic Environmental\nLaw.\n\nArticle 3-Powers of the Plenary\nCommission. The powers of the Plenary Commission are:\n\na. To approve or reject the technical\nrecommendation for granting environmental feasibility (license) (viabilidad (licencia) ambiental) for the environmental impact assessments (evaluaciones de impacto ambiental)\nof activities, works, or projects; resolving within\nthe timeframes provided by the General Law of Public Administration No.\n6227. The rejection must be legally or technically justified.\n\nb. To approve or reject the technical\nrecommendation for granting environmental feasibility (license) (viabilidad (licencia) ambiental) for regulatory plans,\nenvironmental master plans, or other land-use or territorial planning\nthat has been submitted to SETENA, in compliance with the\nprocedure for introducing the environmental variable into planning and in\naccordance with the opinion issued by the Administrative Technical Unit. The\nrejection must be technically justified.\n\nc. To analyze the technical reports of the\nAdministrative Technical Unit, in order to resolve based on the\nrecommendations and actions necessary to minimize the impact generated by the\nactivity, work, or project, as well as those technically effective for mitigating,\ncompensating for, or preventing the environmental impacts generated.\n\nd. To resolve on the complaints submitted to it\nin accordance with the technical reports brought to its attention by\nthe Administrative Technical Unit, directly or by the\nEnvironmental Comptroller's Office, as appropriate.\n\ne. To conduct, when deemed necessary, field inspections\nof activities, works, or projects, accompanied by the technical party or\nother entities deemed necessary, for activities, works, or projects\nwith high environmental impact, when the Plenary Commission requires additional\nelements of judgment prior to issuing its agreements. An absolute\nmajority of the members shall be required to agree to the inspection.\n\nf. To set the amounts of the\nguarantees to comply with environmental obligations, which must be\ndeposited by the interested parties, with the due periodicity and the amount of the\ninstallments.\n\ng. To resolve the legal appeals filed\nagainst the administrative resolutions issued by\nthis Secretariat.\n\nh. To take cognizance of the directives, policies,\nand environmental strategies proposed by the General Directorate, when the latter so\ndeems appropriate.\n\ni. To approve modifications exceeding\ntwenty percent (20%) of an activity, work, or project, in accordance with the current legal\nframework.\n\nj. To grant private hearings requested\nby SETENA users.\n\nk. To convene public hearings that, in the\nopinion of the Plenary Commission, are required within the Environmental\nAssessment processes.\n\nl. To participate in the review of\nRegulations pertaining to SETENA, when requested by the General Directorate.\n\nm. To order the execution of the legal\nsanctioning processes, according to the rules of due process in matters of\nEnvironmental Assessment, and consequently to order the environmental compensatory\nmeasures and the sanctions within its competence as per Article 99 of the\nOrganic Environmental Law and the rules determined in the General Regulation on\nthe Procedures for Environmental Assessment, Decree 31849-MINAE-S-MAG-MOPT-MEIC.\n\nn. All those entrusted to it by the legal\nsystem.\n\nCHAPTER III\n\nITS COMPOSITION AND FACULTIES\n\nArticle 4-Its composition and\nprohibitions: The Plenary Commission shall be composed of the following:\n\na. A representative of the Minister of\nEnvironment and Energy, who shall be the Secretary General.\n\nb. A representative of the Ministry of\nHealth, with a specialty in sanitary engineering.\n\nc. A representative of the Costa Rican\nInstitute of Aqueducts and Sewers, with a specialty in hydrology.\n\nd. A representative of the Ministry of\nAgriculture and Livestock, with a specialty in agronomy.\n\ne. A representative of the Ministry of\nPublic Works and Transport, with a specialty in civil engineering.\n\nf. A representative of the Costa Rican Institute of Electricity (ICE), with a specialty in energy development.\n\ng. A representative of the state\nuniversities, with a specialty in biology.\n\nThe members of the National Environmental\nTechnical Secretariat shall be full-time officials, with exclusive\ndedication and prohibition from exercising their personal, professional,\nor private activities. The heads shall proceed, by agreement with SETENA, to\npermanently transfer the official, so that they dedicate themselves full-\ntime to the tasks entrusted by law and regulation. It shall be absolutely\nprohibited for said representatives to exercise functions other than those inherent\nto their condition as a member of the Plenary Commission.\n\nFor the representative of the\nuniversities, it shall be the universities, by common agreement, that will elect their shortlist and\ncommunicate to the Minister of Environment and Energy the shortlist chosen in\naccordance with Article 5 of these regulations.\n\nArticle 5-Composition Procedure. For the purpose of\ncomposing the Plenary Commission, once the term of appointment has expired, the\nMinister of Environment and Energy shall request from the institutions represented on\nthe Plenary Commission a shortlist of three candidates who meet the\ncharacteristics indicated in Article 4 above. Once the\nshortlists have been received, the Minister, together with the Technical Secretary of SETENA,\nshall proceed within a period of 8 business days to select the candidate\nwho best suits the needs of the position and shall communicate this to the respective\nhead. The appointments made for the corresponding period shall enter\ninto possession of their positions upon taking oath before the Minister of\nEnvironment and Energy, of which a record shall be kept.\n\nArticle 6-Administrative file. The\napplications and appointments made must be compiled in an administrative\nfile for each of the institutions belonging to the Plenary\nCommission, in which, in addition to the above, the verification\nof the credentials of the applicants and the appointed members must be recorded. The custody of\nsaid files shall fall to the Human Resources Department of SETENA.\n\nArticle 7-Term of appointment. The\nmembers of the Plenary Commission shall be appointed for periods of six years. In\neven-numbered years, the representatives of the Costa Rican Institute of\nElectricity (ICE), the Ministry of Agriculture and Livestock, and the Costa Rican\nInstitute of Aqueducts and Sewers shall be appointed. And in odd-numbered years, the\nrepresentatives of the Ministry of Health, the representative of the State\nUniversities, and of the Ministry of Public Works and Transport. For this purpose, the\nHuman Resources Department of SETENA shall forward to the General Directorate,\ntwo months in advance, the list of members who must be\nreplaced, so that the Directorate may send the Minister the note requesting\nnomination to the corresponding entities. For this, the\nprocedure established in Article 5 of these regulations shall be followed. The\nmembers of the Plenary Commission may be proposed for re-election by\nthe respective institution, and may not hold the position for\nconsecutive periods. They may not hold the position for more than two periods.\n\nWhoever holds the position of Secretary General of\nSETENA shall act as the representative of the Minister of Environment and Energy in\naccordance with Article 12 of Decree 36815-MINAET.\n\nArticle 8-Substitutions. In the event that\na member of the Plenary Commission cannot continue exercising the position\nfor which they were appointed, the Minister of Environment and Energy, together with the\nSecretary General of SETENA, shall proceed to make the appointment from the\nremaining shortlist of the respective institution, to occupy the position for the\nremaining term of the original appointment. In exceptional cases, if it is not possible\nto constitute a shortlist, a new shortlist shall be requested from the\nrespective institution.\n\nArticle 9-Auxiliary Officials. In addition to the seven\nmembers of the Plenary Commission, the person who occupies\nthe position of the Secretariat of Minutes shall attend the sessions; likewise, a legal advisor from the Ministry\nof Environment and Energy shall attend when expressly\nsummoned by the Presidency of the Plenary Commission.\n\n(Thus\namended by Article 4 of Executive Decree No. 44859 of December 18,\n2024)\n\nArticle 10-The Presidency. The Presidency\nof the Plenary Commission shall be exercised by the person who occupies the position of Secretary General\nof SETENA.\n\nArticle 11-Faculties and Duties of the Person in\nCharge of the Presidency. The person who holds the position of President of the\nPlenary Commission shall have the following faculties and duties:\n\na. To preside over, open, suspend, and close, with all the\nfaculties necessary for this, the sessions of the Plenary Commission.\n\nb. To ensure that the Plenary Commission complies with the laws\nand regulations relating to its function.\n\nc. To set general directives and give\ninstructions regarding the formal aspects of the work of the Plenary\nCommission.\n\nd. To convene extraordinary sessions.\n\ne. To prepare the Agenda of the sessions,\ntaking into account, where applicable, the requests of the other members, formulated\nin advance.\n\nf. To resolve any matter in the event of a tie, in\nwhich case they shall have a casting vote.\n\ng. To establish the form and procedure by which\nthe matters submitted to the Plenary Commission for consideration shall be voted on.\n\nh. To appoint the committees required for the\nexecution of certain specific actions or activities.\n\ni. To sign the Minutes together with the person\nacting as the Secretary of the Plenary Commission, or in their absence or by\ndesignation, with the person in charge of the Secretariat of Minutes. In accordance\nwith the General Law of Public Administration, the minutes must also be\nsigned by the members who issue a dissenting vote.\n\nj. To represent the Plenary Commission in cases where\nthe General Secretariat or the Ministry of Environment and Energy so indicate.\n\nk. To appoint the person who will be in charge of the\nSecretariat of Minutes.\n\nArticle 12-Faculties and Duties of the Person in\nthe Vice Presidency. The Vice President shall be elected from among the members of the\nPlenary Commission.\n\nFor all purposes, the Vice Presidency shall substitute\nthe Presidency in its absences, in which case its actions shall be governed by the\nprovisions of Article 11 of these Regulations.\n\nArticle 13-Faculties and Duties of the Person in\nthe Secretariat. The Plenary Commission may elect from among its members a\nsecretary, whose functions and duties shall be:\n\na) To sign the minutes together with the President and the\nperson acting as the Secretary of Minutes.\n\nb) In cases where the President of the Plenary\nCommission so requires, to collaborate in preparing the agenda.\n\nIf no secretary of the Commission is appointed, the\nSecretariat of Minutes shall assume the functions thereof.\n\nArticle 14-Faculties and Duties of the Members\nof the Plenary Commission. The faculties and duties of the members of the\nPlenary Commission are:\n\na. To cast their vote, regarding matters submitted for\nconsideration to the Plenary Commission, except in those cases where, in accordance\nwith Article 230 of the General Law of\nPublic Administration No. 6227, they must recuse themselves. In this case, the provisions of\nArticle 234 of the cited legal body must be followed.\nThey may not hear or issue an opinion on matters in which, for reasons of\ninterest or kinship, their recusal is required, in accordance with Title\nTwo \"On Abstention and Recusal\" of the General Law of Public\nAdministration.\n\nb. To participate in the committees that the\nPresidency of the Plenary Commission delegates to them.\n\nc. To formulate the motions and proposals\nthey consider appropriate.\n\nd. To request and make use of the floor,\nas many times as they deem necessary, according to the rules established in accordance\nwith the provisions of Article 11, subsection c) of these Regulations.\n\ne. To request review, modification, or\nclarification of the agreements of the Plenary Commission.\n\nf. To attend the ordinary, extraordinary sessions, and official acts to which they are summoned.\n\ng. To timely communicate to the Secretariat\nof Minutes, the reasons that prevent them from attending sessions.\n\nh. To request authorization from the Presidency\nto withdraw during sessions, for justified reasons.\n\ni. To present a sworn declaration of assets\nin accordance with current regulations.\n\nArticle 15-Absences. In\ncase of absence or illness, and in general when any just cause arises,\nthe members of the Plenary Commission shall be substituted in the following\nmanner:\n\na. The Presidency shall be substituted by the\nVice Presidency.\n\nb. In the absence of both, a Member\nperson shall be designated, within the Plenary Commission, to preside\nad hoc.\n\nc. The absence of the other members shall not\nbe substituted but must still be justified.\n\nArticle 16-Analysis of\ntechnical reports. The technical reports that are submitted for consideration\nand approval to the Plenary Commission must be reviewed and studied by\nall its members, placing special emphasis on the base specialty of their\nappointment. The reports shall contain the technical recommendation for the decision-making\nof the Plenary Commission. For said analysis, checklists shall be established with which the members may facilitate their review.\nAny opposition to the recommendation of the respective technical department must be\nduly substantiated by the dissenting member.\n\nCHAPTER IV\n\nTHE SECRETARIAT OF MINUTES\n\nArticle 17-Secretariat of Minutes of the\nPlenary Commission. For the processing of matters submitted for\nconsideration to the Plenary Commission and with the functions indicated in the\nfollowing article, there shall be a Secretariat of Minutes attached to the collegiate\nbody. The head, appointed by the Plenary Commission, shall\nperform their duties full-time, and shall have the duty to maintain\nconfidentiality regarding the matters discussed within the Plenary Commission.\n\nTo fulfill its\nfunctions, the Secretariat of Minutes shall have the support of human resources from\nofficials of the institution or assigned to it.\n\nIn the event of absence of the person\nin charge of the Secretariat of Minutes, they shall be substituted by an a.i. Secretariat.\n\n(Thus\namended by Article 4 of Executive Decree No. 44859 of December 18,\n2024)\n\nArticle 18-Requirements for the person\nin charge of the Secretariat of Minutes. (Repealed\nby Article 5 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)\n\nArticle 19-Functions and Duties of the\nperson in charge of the Secretariat of Minutes. The Secretary of Minutes shall have\nthe following functions and duties:\n\na. To prepare the minutes of the sessions of\nthe Plenary Commission. The sessions may be recorded, subject to the prior agreement of the\nmembers of the Plenary Commission.\n\nb. To present at the session all the\ndocuments, reports, and background information related to the matters included on\nthe Agenda.\n\nc. To transcribe the minutes into the corresponding\nledger and arrange for the signature of the presidency.\n\nd. To follow up on and monitor the\nexecution of the agreements and resolutions of the Plenary Commission and to periodically inform the members of their processing status.\n\ne. To coordinate with the Presidency, or in its\nabsence with the Vice Presidency, the content of the Agenda.\n\nf. To keep a sequential record of the agreements\nreached by the Plenary Commission per year.\n\ng. To advise and provide the members\nof the Plenary Commission, expeditiously, the information or documents that\nthey request on any matter of interest in the performance of their\nfunctions.\n\nh. To keep the archive containing the texts of laws, regulations, decrees, and directives for the use of the Plenary Commission up to date.\n\ni. To prepare and send the Agenda to\nthe members and, if summoned by the Presidency, to the auxiliary persons.\n\nj. To coordinate and execute all matters\nof an administrative and logistical nature for the proper functioning of the Secretariat\nof Minutes and the Plenary Commission.\n\nk. To create and assemble a file for each\nsession, in which all documentation related to it is incorporated,\nduly foliated, sequentially, for consultation and custody.\n\nl. To receive, review, and process\ncorrespondence.\n\nm. To issue certifications of agreements and\ndocuments contained in the archives of the Secretariat.\n\nn. To arrange for the legalization of the Official\nMinute Books of the Plenary Commission before the MINAE Audit Office.\n\no. To sign the minute book, in the absence\nof the Secretariat of the Plenary Commission, together with the Presidency.\n\np. To keep an updated record of the\nphysical or electronic address where members of the Plenary Commission will receive agendas and documentation, as well as telephone numbers where they can be located.\n\nq. To communicate and sign in due course\nthe agreements adopted by the Plenary Commission.\n\nr. To present a sworn declaration of assets\nin accordance with current regulations.\n\ns. To maintain timely\ncommunication with the different departments of SETENA, as well as with\nPublic and Private Institutions; relating to the management of matters\nsubmitted for consideration to the Plenary Commission.\n\nt. To establish controls that guarantee\nefficacy and efficiency in the performance of the Unit's activities.\n\nu. To prepare the schedule of\ninspections to be carried out during the following quarter, according to the need\nand urgency and as provided by the General Secretariat of SETENA.\n\nv. To include on the SETENA Website,\nthe minutes approved by the Plenary Commission.\n\nw. Any others assigned to it by laws and\nregulations, the Presidency of the Plenary Commission, or the Plenary Commission.\n\nCHAPTER V\n\nTHE OPERATION OF THE PLENARY COMMISSION\n\nArticle 20-The agenda and Minutes\nof the sessions. The person in charge of the Secretariat of Minutes must\nsubmit to the consideration of the presidency, in advance, all documentation,\nwhether external or internal, that enters the Secretariat, to determine its\ninclusion on the corresponding Agenda.\n\nThe Presidency or the Plenary Commission, by\nagreement, shall establish the deadline for the inclusion of documents on the\nAgenda of the next session.\n\nThe Secretariat of Minutes shall deliver to the\nmembers of the Plenary Commission, to the email address\nassigned by SETENA, the Agenda, the minutes to be approved, and the pertinent documentation\nof the matters to be discussed at the respective session, at least\ntwenty-four hours in advance.\n\nThe Secretariat of Minutes, when expressly requested by a member of the Plenary Commission, must\nrecord verbatim in the Minutes their statements, made during\nthe session, whether in-person or virtual. Otherwise, the\nminutes shall be recorded in summary form of what was discussed.\n\nCHAPTER VI\n\nTHE SESSIONS OF THE COMMISSION\n\nArticle 21-Ordinary Sessions,\nplace, time, and day of their celebration. The Plenary Commission\nmust meet ordinarily four times a week. The sessions shall be\nheld at SETENA, unless due to justified circumstances they must\nbe held virtually. The time and days for the holding of sessions shall be\nagreed upon by an absolute majority of the totality of the Plenary Commission, at\nthe beginning of the appointment period, without prejudice to the possibility that later, by\nthe same majority, its modification may be ordered.\n\nTo meet in ordinary session, no special\nconvocation shall be necessary.\n\nArticle 22-Extraordinary Sessions.\nThe convocation to extraordinary sessions must be made\nat least twenty-four hours in advance by the Presidency of the\nPlenary Commission, indicating the matters to be addressed. The convocation shall\nbe accompanied by the Agenda and only the aspects\nstated therein may be discussed.\n\nIn cases of urgency, so qualified by\nthe Presidency of the Plenary Commission, the convocation period may\nbe reduced to twelve hours. The convocation to extraordinary sessions shall\nbe communicated in writing via email.\n\nThe requirements of the period and the\nformalities for the convocation to extraordinary sessions shall not apply\nwhen all members of the body are present and\nthey so agree unanimously.\n\nArticle 23-Virtual Sessions.\nExceptionally, by a reasoned decision taken by a majority of the\nmembers in the previous in-person session, communicated by the President\nof the Commission, the sessions shall be held virtually.\n\nA virtual session is understood to be one that\nis carried out through the use of any of the information\nand communication technologies, associated with the Internet network, that guarantee both\nthe possibility of comprehensive and simultaneous communication comprising video,\naudio, and data, among the members of the Plenary Commission while the\nsession is underway. The means to be used must be commonly accessible to all the\nmembers of the Plenary Commission simultaneously to\nguarantee the principles of collegiality, simultaneity, and deliberation.\n\nThe minutes that are drawn up must indicate the\nmembers of the Plenary Commission who have been \"present\" virtually,\nindicating the technological mechanism through which the meeting took place and\nidentifying the location of the absent member. It must contain,\nin addition, the identity and number of the members present at the meeting and the\nsense of the vote cast by the member present virtually.\n\nArticle 24-Sessions in different\nplaces. The Presidency may convene sessions in places other than\nthe usual one, for the purpose of conducting visits to projects or to places of\ninterest to SETENA.\n\nArticle 25-Quorum for Sessions.\nFor the Plenary Commission to validly meet, the quorum shall be that of an\nabsolute majority of the totality of its members.\n\nIf there is no quorum, the Plenary Commission\nmay validly meet in a second convocation twenty-four hours after\nthe time set for the first, with one third of its members, and\nexceptionally, with due justification, it may do so half an hour\nafter the time set, in accordance with the General Law of Public\nAdministration.\n\nArticle 26-Conduct of Ordinary\nSessions. The sessions shall be directed by the Presidency or by whomever\nsubstitutes them and must be conducted according to the Agenda established by\nthe Presidency or the Plenary Commission.\n\nThe Agenda may only be altered at\nthe request of a member of the Plenary Commission, with the consent of the\nunanimity of the members present.\n\nArticle 27-Conflict of Interest.\nIn those cases in which a matter is discussed in which a\nmember of the Plenary Commission has any personal interest, they must\nleave the session room; once the matter has been discussed and the agreement\nreached, they may rejoin the session, leaving a record of this in the minutes. In\nthe case of other officials present or the Secretariat of Minutes, by simple\nmajority of the members present, it shall be agreed that these official\npersons leave the session room.\n\nArticle 28-Motions. The\nrequests or proposals submitted for consideration by the members of the Plenary\nCommission, or that modify the matter being discussed, are called\nmotions. Procedural motions must necessarily refer to\nprocedural matters and have priority in the discussion. What is resolved regarding\nthe latter is not subject to any appeal.\n\nArticle 29-Privacy of Sessions.\nThe sessions of the Plenary Commission shall always be private, unless by\nunanimity of the members present the participation of external\nagents is approved, with voice but without vote.\n\nArticle 30-Agreements and votes. The\nagreements of the Plenary Commission shall be adopted by a simple majority of the\nmembers present and shall become final with the approval of the minutes in the\nfollowing session, unless the members present agree on their finality by a vote\nof two-thirds of the totality of the members of the Plenary Commission.\n\nThe documents that have served as the basis for the discussion of\neach topic must be duly identified and recorded, specifying: file number, official letter number, name of the\nproject, name of the developer, or, if it concerns correspondence,\nthe name of the sender, office, date, and the subject.\n\nThe Secretariat of Minutes must include in\nthe Minutes the contrary votes cast during the session, identifying the\nmember and indicating the reasons justifying them.\n\nNo matter not included on the Agenda\nmay be the subject of an agreement.\n\nThe members of the Plenary Commission shall have\nthe right to request a review of an agreement, for which they must file the\nappeal after the reading and before the approval of the minutes containing\nthe agreement being challenged. The appeal filed must be resolved in the same\nsession, and it cannot be postponed to another time.\n\nSimple observations of form, relating to the drafting of the agreements, shall not be considered as motions for review.\n\nBy provision of law, the members may not abstain from voting, and may only cast a dissenting vote. Said vote must be duly justified on technical grounds at the time of voting.\n\nArticle 31.—Minutes (Actas). The Secretariat of Minutes (Secretaría de Actas) shall prepare, for each session, minutes containing at a minimum the indication of attendees, the circumstances of place and time in which it was held, the main points of deliberation, the manner and outcome of the voting, and the content of the agreements. The Secretariat of Minutes shall compile paginated digital files with the documents that served as support for the agreements adopted in the session, which shall be safeguarded in the same manner as the digital minute books (libros de actas digitales).\n\nThe members of the Plenary Commission shall approve the Minutes at the following ordinary session. Prior to that approval, the agreements adopted at the respective session shall lack finality (firmeza), unless the members present agree to their finality by a vote of two-thirds of the total membership of the Plenary Commission.\n\nThe minutes shall be signed using a digital signature by the person in charge of the Presidency and of the Secretariat of the Plenary Commission, or in their absence by the person in charge of the Secretariat of Minutes, the latter acting in the absence or by designation of the person appointed to the Secretariat of the Plenary Commission.\n\nArticle 32.—Official Minute Book (Libro Oficial de Actas). The body shall have a digital minute book, the prior approval for use of which rests with the Internal Audit Office of MINAE. Said digital book must be duly paginated and labeled with the name of the body and the page number. The signing of the minutes shall be by means of using a digital signature. The authenticity, integrity, and preservation of the electronic document must be guaranteed, for which purpose, once the minutes are approved and digitally signed, they must be saved in a format that does not allow their modification.\n\nThe Secretariat of Minutes must compile a minute book in which, once the respective minutes are final (firmes), they shall be immediately transcribed so that they may be digitally signed by the person in charge of the Presidency and of the Secretariat of the Plenary Commission, or, in their absence, by the person in charge of the Secretariat of Minutes and by those members who have recorded their dissenting vote.\n\nResponsibility for the custody, signing, and pagination thereof rests with the person in charge of the Secretariat of Minutes. Because it is digital, due digital backups must be guaranteed in the event of loss of files or information.\n\nArticle 33.—Certification of Agreements (Certificación de Acuerdos). The certification of the agreements may be requested in writing and submitted to the Secretariat of Minutes; in this request, the matter or matters of interest and the purposes of the request must be specifically indicated.\n\nArticle 34.—Hearings (Las Audiencias). The Plenary Commission may grant hearings within its sessions to receive persons interested in processes submitted to its knowledge. The request shall be made to the Secretariat of Minutes, which shall schedule it and forward to the members the documentation necessary for understanding the case. The person requesting the hearing must submit a note indicating the reason for it and its objective. Said document shall be recorded in the minutes, along with a record of attendees and a summary of the discussion.\n\nArticle 35.—Inspections (Las Inspecciones). On a quarterly basis, the inspections to be carried out shall be scheduled; they shall be arranged by the Secretariat of Minutes in coordination with the General Directorate of SETENA, according to budget availability. These shall be carried out in extraordinary sessions.\n\nCHAPTER VII\n\nFINAL PROVISIONS\n\nArticle 36.—Repeal. Articles 3 through 9 of the Reglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental SETENA, Decreto Ejecutivo 36815-MINAE of September 12, 2011, are hereby repealed.\n\nArticle 37.—Effectiveness. This Regulation shall be effective as of its publication.\n\nGiven at the Presidency of the Republic.—San José, on the thirty-first day of August of the year two thousand twenty-one." }