{
  "id": "norm-95583",
  "citation": "Circular 232",
  "section": "norms",
  "doc_type": "circular",
  "title_es": "Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario Ambiental",
  "title_en": "Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission",
  "summary_es": "La Circular 232-2021 comunica la aprobación por el Consejo Superior del Poder Judicial de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos para la Comisión Agrario Ambiental. Esta tabla regula los períodos de retención aplicables a la documentación generada por dicha comisión, tanto en formato físico como electrónico, con el fin de gestionar su ciclo de vida. La norma impone a la Comisión la obligación de coordinar con el Archivo Judicial la eliminación documental, incluyendo la publicación de un aviso en el Boletín Judicial. Además, se enfatiza un proceso de selección para identificar documentos con valor histórico-cultural, considerando criterios como las calidades de las partes, la afectación al Patrimonio Nacional, el impacto social o la notoriedad de los asuntos. La circular es un acto administrativo interno del Poder Judicial que no crea, modifica ni extingue derechos sustantivos; simplemente establece directrices de gestión documental para una comisión especializada en materia agraria y ambiental.",
  "summary_en": "Circular 232-2021 communicates the approval by the Superior Council of the Judiciary of the Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission. This schedule governs the retention periods applicable to documentation generated by said commission, in both physical and electronic formats, in order to manage its lifecycle. The regulation imposes on the Commission the obligation to coordinate with the Judicial Archives the elimination of documents, including publishing a notice in the Judicial Bulletin. Additionally, a selection process is emphasized to identify documents with historical-cultural value, considering criteria such as the status of the parties, impact on National Heritage, social impact, or notoriety of the matters. The circular is an internal administrative act of the Judiciary that does not create, modify, or extinguish substantive rights; it merely establishes document management guidelines for a specialized commission in agrarian and environmental matters.",
  "court_or_agency": "",
  "date": "25/10/2021",
  "year": "2021",
  "topic_ids": [
    "_off-topic"
  ],
  "primary_topic_id": "_off-topic",
  "es_concept_hints": [
    "Comisión Agrario Ambiental",
    "Tabla de Plazos de Conservación",
    "Archivo Judicial",
    "Boletín Judicial",
    "valor histórico cultural",
    "Patrimonio Nacional"
  ],
  "concept_anchors": [],
  "keywords_es": [
    "Comisión Agrario Ambiental",
    "Tabla de Plazos de Conservación",
    "gestión documental",
    "archivo judicial",
    "Poder Judicial",
    "eliminación de documentos",
    "valor histórico-cultural",
    "Circular 232-2021",
    "Consejo Superior"
  ],
  "keywords_en": [
    "Agrarian Environmental Commission",
    "Document Retention Schedule",
    "document management",
    "judicial archives",
    "Judiciary",
    "document elimination",
    "historical-cultural value",
    "Circular 232-2021",
    "Superior Council"
  ],
  "excerpt_es": "La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión de Agrario Ambiental, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico.\nLa Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.\nAdemás, deberá la Comisión de Agrario Ambiental, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos...",
  "excerpt_en": "The Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats.\nThe Agrarian Environmental Commission must coordinate with the Judicial Archives the preparation of the document elimination record and the publication of the elimination notice in the Judicial Bulletin.\nFurthermore, when carrying out the document selection process (as applicable), the Agrarian Environmental Commission must comply with what was ordered by the Superior Council in session 66-07 of September 6, 2007, article XXXVII, regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to be considered when defining the historical-cultural value of documents...",
  "outcome": {
    "label_en": "Active circular",
    "label_es": "Circular vigente",
    "summary_en": "The Document Retention Schedule for the Agrarian Environmental Commission is approved and published, establishing document management guidelines and criteria for the historical assessment of files.",
    "summary_es": "Se aprueba y publica la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos para la Comisión Agrario Ambiental, estableciendo directrices de gestión documental y criterios para la valoración histórica de los expedientes."
  },
  "pull_quotes": [
    {
      "context": "Comunicación final",
      "quote_en": "The approved Document Retention Schedule applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats.",
      "quote_es": "La Tabla de Plazos de Conservación aprobada rige para documentación en formatos tradicionales (papel) y electrónicos."
    },
    {
      "context": "Instrucción operativa",
      "quote_en": "The Agrarian Environmental Commission must coordinate with the Judicial Archives the preparation of the document elimination record and the publication of the elimination notice in the Judicial Bulletin.",
      "quote_es": "La Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial."
    },
    {
      "context": "Criterio de selección",
      "quote_en": "regarding clearly separating and identifying documentation that meets the general parameters to be considered when defining the historical-cultural value of documents",
      "quote_es": "respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos"
    }
  ],
  "cites": [],
  "cited_by": [],
  "references": {
    "internal": [],
    "external": []
  },
  "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=95583&strTipM=TC&nValor3=0",
  "tier": 2,
  "_editorial_citation_count": 0,
  "regulations_by_article": null,
  "amendments_by_article": null,
  "dictamen_by_article": null,
  "concordancias_by_article": null,
  "afectaciones_by_article": null,
  "resoluciones_by_article": null,
  "cited_by_votos": [],
  "cited_norms": [],
  "cited_norms_inverted": [],
  "sentencias_relacionadas": [],
  "temas_y_subtemas": [],
  "cascade_only": false,
  "amendment_count": 0,
  "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n                    -\n\n                        Texto Completo Norma 232\n\n                        Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Comisión Agrario\nAmbiental\n\nCIRCULAR Nº\n232-2021\n\nAsunto: Tabla de Plazos de Conservación de\nDocumentos de la Comisión Agrario Ambiental\n\nA LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS\n\nSE LES HACE SABER QUE:\n\nEl Consejo Superior en Nº 90-2021 celebrada el 19 de\noctubre de 2021, artículo XLVII aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de\nDocumentos de la Comisión Agrario Ambiental.\n\nLa Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la\nComisión de Agrario Ambiental, rige para\ndocumentación en formato tradicional (papel) y electrónico.\n\nLa Comisión de Agrario Ambiental, deberán coordinar con\nel Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y\nla publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial.\n\nAdemás, deberá la Comisión de Agrario Ambiental,\ncuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique)\ncumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de\nsetiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente\nla documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora\nde definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber:\n\n1. Calidades de las partes.\n\n2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.\n\n3. Asuntos que generen impacto social.\n\n4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.\n\n5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o\nlocal.\n\n6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el\ndespacho.\n\n7. Persona en condición de vulnerabilidad.\n\nAnte dudas a la hora de separar esta documentación,\ndeberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial.\n\nTabla de\nPlazos de Conservación de Documentos\n\nde la Comisión Agrario y Ambiental\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n            La Tabla de Plazos de Conservación aprobada rige para\ndocumentación en formatos tradicionales (papel) y electrónicos. Publíquese una\nsola vez en el Boletín Judicial.\n\nSan José,\n25 de octubre de 2021.",
  "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n                    -\n\n                        Full Text of Regulation 232\n\n                        Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental Commission\n\nCIRCULAR NO.\n232-2021\n\nSubject: Document Retention Schedule of the\nAgrarian Environmental Commission\n\nTO THE JUDICIAL OFFICES OF THE COUNTRY\n\nBE ADVISED THAT:\n\nThe Superior Council, in session No. 90-2021 held on October 19,\n2021, article XLVII, approved the Document Retention Schedule of the\nAgrarian Environmental Commission.\n\nThe Document Retention Schedule of the Agrarian Environmental\nCommission applies to documentation in traditional (paper) and electronic formats.\n\nThe Agrarian Environmental Commission must coordinate with\nthe Judicial Archives the preparation of the record of elimination for the documentation and\nthe publication of the notice of elimination in the Judicial Bulletin.\n\nFurthermore, the Agrarian Environmental Commission,\nwhen conducting the document selection process (where applicable), must\ncomply with the provisions of the Superior Council in session 66-07 of September 6,\n2007, article XXXVII, regarding separating and clearly identifying\ndocumentation that meets the general parameters to consider when\ndefining the historical-cultural value of documents, namely:\n\n1. Characteristics of the parties.\n\n2. Matters involving National Heritage assets.\n\n3. Matters that generate social impact.\n\n4. Matters related to changes in legislation.\n\n5. Matters that present notoriety at a national or\nlocal level.\n\n6. Matters that, due to their connotation, are not common in the\noffice.\n\n7. Person in a condition of vulnerability.\n\nWhen in doubt about separating this documentation,\nthe head of the Judicial Archives must be consulted.\n\nDocument\nRetention Schedule\n\nof the Agrarian and Environmental Commission\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n \n\n            The approved Retention Schedule applies to\ndocumentation in traditional (paper) and electronic formats. Publish once\nonly in the Judicial Bulletin.\n\nSan José,\nOctober 25, 2021."
}