{ "id": "norm-99726", "citation": "Acuerdo 082-C", "section": "norms", "doc_type": "agreement", "title_es": "Lineamientos para la Evaluación del Desempeño del INCOPESCA", "title_en": "INCOPESCA Performance Evaluation Guidelines", "summary_es": "El Acuerdo 082-C de la Junta Directiva del INCOPESCA aprueba los instrumentos de gestión de recursos humanos elaborados con apoyo de la Universidad Nacional, incluyendo los lineamientos para la evaluación del desempeño laboral. Estos establecen un sistema de evaluación por competencias que mide el cumplimiento de objetivos estratégicos y comportamientos asociados al perfil del cargo, mediante un instrumento automatizado de 360 grados. Se definen dos dimensiones de evaluación: compromiso (competencias transversales) y funcional (competencias específicas según estrato ocupacional). Los resultados generan una calificación cuantitativa y cualitativa, y se vinculan a planes de acción para el cierre de brechas, con seguimiento trimestral. Resultados iguales o superiores a 'Muy bueno' habilitan la participación en concursos internos y la anualidad. El Departamento de Recursos Humanos es responsable de coordinar la aplicación y consolidación. El sistema se implementará de forma escalonada, comenzando con la evaluación por la persona evaluada y su jefatura inmediata, y es vinculante con otros procesos de gestión de personas.", "summary_en": "Agreement 082-C of the INCOPESCA Board approves human resources management instruments developed with support from the National University, including performance evaluation guidelines. These establish a competency-based evaluation system measuring strategic objective fulfillment and role-profile behaviors via an automated 360-degree tool. Two dimensions are defined: commitment (cross-cutting competencies) and functional (specific competencies by occupational level). Results yield quantitative and qualitative ratings, linked to action plans for gap closure with quarterly follow-up. Ratings of 'Very Good' or higher enable participation in internal competitions and annual salary increments. The Human Resources Department is responsible for coordinating implementation and consolidation. The system will be phased in, starting with evaluation by the employee and immediate supervisor, and is linked to other personnel management processes.", "court_or_agency": "", "date": "25/04/2023", "year": "2023", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "evaluación del desempeño", "competencias transversales", "competencias específicas", "mejora continua", "anualidad", "metodología 360 grados", "estratos ocupacionales", "planes de acción" ], "concept_anchors": [], "keywords_es": [ "evaluación del desempeño", "INCOPESCA", "competencias", "360 grados", "recursos humanos", "mejora continua", "manual de organización", "diccionario de competencias", "plan de acción", "Junta Directiva", "Acuerdo 082-C" ], "keywords_en": [ "performance evaluation", "INCOPESCA", "competencies", "360-degree", "human resources", "continuous improvement", "organizational manual", "competency dictionary", "action plan", "Board of Directors", "Agreement 082-C" ], "excerpt_es": "El Sistema de Evaluación del desempeño laboral, corresponde a la medición tanto del cumplimiento de los objetivos estratégicos asociados al cargo, así como a los comportamientos asociados al perfil competencial del mismo.\n\nLa aplicación de la Evaluación es anual, con seguimiento trimestral de las acciones que se establezcan como oportunidades de mejora, las cuales son vinculantes para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de la persona evaluada con el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA).\n\nEl Sistema de Evaluación del desempeño, se sustenta en una metodología de 360°, lo que remite una evaluación de múltiples actores, específicamente: La persona evaluada, Su jefatura inmediata, Un par o cliente interno, Un cliente externo.", "excerpt_en": "The Job Performance Evaluation System corresponds to the measurement of both the fulfillment of the strategic objectives associated with the position and the behaviors associated with the role's competency profile.\n\nThe evaluation is applied annually, with quarterly monitoring of the actions established as improvement opportunities, which are binding for the fulfillment of the contractual obligations of the evaluated person with the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA).\n\nThe Performance Evaluation System is based on a 360° methodology, which involves evaluation by multiple actors, specifically: The evaluated person, Their immediate supervisor, A peer or internal client, An external client.", "outcome": { "label_en": "Approving agreement", "label_es": "Acuerdo aprobatorio", "summary_en": "Approves the performance evaluation guidelines and other human resources management instruments for INCOPESCA.", "summary_es": "Aprueba los lineamientos para la evaluación del desempeño y otros instrumentos de gestión de recursos humanos del INCOPESCA." }, "pull_quotes": [ { "context": "Normativa Específica, punto 1", "quote_en": "The Job Performance Evaluation System corresponds to the measurement of both the fulfillment of the strategic objectives associated with the position and the behaviors associated with the role's competency profile.", "quote_es": "El Sistema de Evaluación del desempeño laboral, corresponde a la medición tanto del cumplimiento de los objetivos estratégicos asociados al cargo, así como a los comportamientos asociados al perfil competencial del mismo." }, { "context": "Normativa Específica, punto 5", "quote_en": "The evaluation is applied annually, with quarterly monitoring of the actions established as improvement opportunities, which are binding for the fulfillment of contractual obligations.", "quote_es": "La aplicación de la Evaluación es anual, con seguimiento trimestral de las acciones que se establezcan como oportunidades de mejora, las cuales son vinculantes para el cumplimiento de las obligaciones contractuales." }, { "context": "Normativa Específica, punto 8", "quote_en": "Those results equal to or higher than the Very Good rating enable the evaluated person to participate in internal competitions that arise in the institution, as well as to earn the annual increment.", "quote_es": "Aquellos resultados iguales o superiores al nivel de calificación Muy bueno posibilitan a la persona evaluada participar de concursos internos que surjan en la institución, así como a devengar la anualidad." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [], "external": [] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?param1=NRTC&nValor1=1&nValor2=99726&strTipM=TC&nValor3=0", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 0, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "en la totalidad del texto\n\n -\n\n Texto Completo Norma 082\n\n Lineamientos para la evaluación del desempeño del Instituto Costarricense de\nPesca y Acuicultura\n\nINSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA\n\nAJDIP/082-2023.-Puntarenas, a los veinticinco días del mes de abril de dos\nmil veintitrés.\n\nConsiderando:\n\n1º-Que mediante oficio INCOPESCA-PE-DAFI-007-2023, suscrito por parte de la\nseñora Betty Valverde Cordero, Directora Administrativa Financiera del\nINCOPESCA y el Lic. Rándall Sánchez Campos, Coordinador de Planificación\nInstitucional, se remite para conocimiento, análisis y deliberación de la Junta\nDirectiva, los instrumentos denominados: Manual Básico de Organización y\nFunciones, Manuales de Procedimientos, Manual de Clases y Descripción de Cargos\ny Diccionario de Competencias del INCOPESCA, los cuales fueron elaborados con\nel apoyo del Centro de Desarrollo Gerencial (CDG) de la Escuela de\nAdministración (EDA) de la Universidad Nacional de Costa Rica (UNA), con lo\ncual se estaría cumpliendo con acciones pendientes asignadas a la Dirección\nAdministrativa Financiera en el Sistema gestor de seguimiento de\nrecomendaciones de la Auditoría Interna, que no había sido atendidas desde hace\nvarios años. Además, es parte de los documentos que debe contar la institución\npara la implementación de la Modernización, aprobada por Mideplan mediante\noficio MIDEPLAN-DM-OF-0231-2020 de 21 de febrero del 2020 y aprobada por la\nJunta Directiva del INCOPESCA mediante acuerdo AJDIP/146-2020 del 10/07/2020.\n\n2º-Que\npor parte de los señores Betty Valverde Cordero, Rándall Sánchez Campos, Jefe\ndel Departamento de Planificación del INCOPESCA, José Núñez y Diego Fallas,\nambos funcionarios del Centro de Desarrollo Gerencial de la Universidad\nNacional de Costa Rica, se realiza presentación pormenorizada sobre los\ninstrumentos señalados.\n\n3º-Que por parte de la señora Betty Valverde Cordero y\nel señor Randall Sánchez Campos, se emite criterio positivo y consideraciones\npara proceder con la aprobación de los instrumentos Manual Básico de\nOrganización y Funciones, Manual de Clases y Descripción de Cargos y\nDiccionario de Competencias del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura.\nAsimismo, en cuanto a los lineamientos para la evaluación del desempeño, se\nseñala que la implementación de estos podría realizarse de forma escalonada o\npaulatina, que es una alternativa que permite el instrumento. En lo referente a\nlos manuales de procedimientos señalan que los documentos serían remitidos por\nla Dirección Administrativa Financiera a cada responsable de proceso a los\nefectos de proceder con la aprobación de cada dirección y del Ministro de Pesca\ny Acuicultura siendo documentos propios de gestión operativa.\n\n4º-Que\nuna vez escuchada y analizada a profundidad la exposición referida, la Junta\nDirectiva del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura. Por tanto,\n\nACUERDA\n\n1º-Aprobar los instrumentos denominados: Manual Básico de Organización y\nFunciones, Manual de Clases y Descripción de Cargo, Diccionario de Competencias\ny lineamientos para la evaluación del desempeño del Instituto Costarricense de\nPesca y Acuicultura. Mismos que se encuentran disponibles en el siguiente link:\nhttps://www.incopesca.go.cr/acerca_\nincopesca/transparencia_institucional/recursos_human os.aspx, específicamente\nen la sección denominada \"Normativa de Recursos Humanos\".\n\n(Nota de Sinalevi: Por ser cada documento independiente los textos del Manual Básico de Organización\ny Funciones, Manual de Clases y Descripción de Cargo, Diccionario de Competencias del Instituto\nCostarricense de Pesca y Acuicultura, deben de ser consultados en el Sistema Nacional de Legislación\nVigente, de forma independiente.)\n\n2º-En el caso del manual de procedimientos, los documentos deben ser\nremitidos por la Dirección Administrativa Financiera a cada responsable de\nproceso a los efectos de proceder con la aprobación de cada dirección y del\nMinistro de Pesca y Acuicultura siendo documentos propios de gestión operativa.\n\n3º-Se\ncomisiona a la Dirección Administrativa Financiera, con el fin de que se\ncontinue con los trámites correspondientes para la efectiva comunicación de los\ninstrumentos referidos a las instancias responsables respectivas.\n\n4º-Acuerdo\nFirme.\n\n5º-Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta.\n\n(Nota de Sinalevi: Los lineamientos para la\nevaluación del desempeño del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura,\nfueron suministrados por el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, y\nse trascribe a continuación:)\n\nOBJETIVO  4\n\nNORMATIVA ESPECIFICA                                                                                \n 5\n\nPROCEDIMIENTO PARA COMPLETAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO                              \n 8\n\nPROCEDIMIENTO PARA CALIFICAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO                              \n 11\n\nVersión Final\n\nEste documento fue realizado por el equipo del\nCentro de Desarrollo Gerencial (CDG), unidad de vínculo externo de la Escuela\nde Administración de la Universidad Nacional.\n\n \n\nEquipo consultor:\n\nM.Sc. Jefry Muñoz\nHernández\n\nMAP. Diego Fallas\nBejarano\n\nBach. Daniela\nCalderón Bolaños\n\n \n\n \n\n \n\n \n\nEquipo representante:\n\nM. Sc. José\nManuel Núñez González, Responsable coordinador, Centro de Desarrollo Gerencial,\nUniversidad Nacional.\n\nM. Sc. Dunnia\nMarín Corrales, Directora, Escuela de Administración, Universidad Nacional.\n\n \n\n \n\nOBJETIVO\n\nEvaluar la\neficacia laboral de cada colaborador en el Instituto Costarricense de Pesca y\nAgricultura (INCOPESCA), alineada a los propósitos fundamentales del cargo\nrespectivo, con el fin de determinar acciones específicas para la mejora\ncontinua.\n\n \n\n \n\nNORMATIVA ESPECIFICA\n\n \n\n1.      El Sistema de Evaluación del desempeño laboral,\ncorresponde a la medición tanto del cumplimiento de los objetivos estratégicos\nasociados al cargo, así como a los comportamientos asociados al perfil\ncompetencial del mismo.\n\n \n\n2.      El Sistema de Evaluación del Desempeño, se\nrealiza mediante un instrumento automatizado tanto para los evaluadores como\npara la integración de los resultados. Específicamente para la integración de\nresultados, el proceso básico, requiere verter los datos de cada formulario de\nevaluación, en un instrumento denominado: Formulario Integrado de Calificación,\nel cual debe ser administrado por el Departamento de Recursos Humanos.\n\n \n\n3.      El Sistema de Evaluación del desempeño laboral\ndebe proporcionar insumos para el desarrollo de planes de acción orientados a\nla mejora continua en las personas evaluadas, para el cumplimiento de los\nresultados de trabajo.\n\n \n\n4.      El Sistema de Evaluación del desempeño laboral,\ndebe alinearse con las estrategias de capacitación y desarrollo de la\ninstitución.\n\n \n\n5.      La aplicación de la Evaluación es anual, con\nseguimiento trimestral de las acciones que se establezcan como oportunidades de\nmejora, las cuales son vinculantes para el cumplimiento de las obligaciones\ncontractuales de la persona evaluada con el Instituto Costarricense de Pesca y\nAcuicultura (INCOPESCA).\n\n6.      El Departamento de Recursos Humanos es el\nresponsable de coordinar la aplicación del sistema y consolidar los resultados,\nconforme a los lineamientos y programación establecida.\n\n \n\n7.      El Sistema de Evaluación del desempeño laboral\ncomprende los siguientes aspectos:\n\n \n\na.      Dimensión de compromiso: Evalúa el querer estar, a través de las\ncompetencias institucionales establecidas. Para cada puesto con base en el\nDiccionario de Competencias están establecidas las competencias transversales y\nel dominio mínimo requerido.\n\n \n\n \n\nCompetencias Transversales\n\n \n\n. Compromiso con el servicio público\n\n. Integridad en el desempeño de la\n función pública\n\n \n\n \n\nLas Competencias Transversales, son de aplicación para toda persona que\nsea o desee ser funcionaria pública de INCOPESCA.\n\n \n\nb.      Dimensión funcional: Evalúa el saber hacer y estar\n(habilidades y actitudes), a partir de las competencias específicas asociadas\nal cargo (Clase). Para cada puesto con base en el Diccionario de Competencias\nestán establecidas las competencias específicas y el dominio mínimo requerido.\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n| | Competencias Directivas . Liderazgo . Visión estratégica . Toma de decisiones . Comunicación\nefectiva . Manejo y resolución de conflictos | | --- | --- | | Competencias Profesionales . Análisis\ny solución de situaciones . Acción estratégica e innovadora . Gestión de calidad . Sensibilidad\ntecnológica . Trabajo colaborativo | Competencias Técnicas . Dominio y credibilidad técnica .\nCalidad y productividad . Análisis y solución de situaciones . Trabajo colaborativo | | Competencias\nIniciales . Calidad y productividad . Dominio y aplicación práctica . Trabajo colaborativo | |\n\n \n\nEstos\ngrupos de competencias aplican para el grupo ocupacional o estrato pertinente,\na saber:\n\n \n\n \n\n| . Competencias Iniciales: serán de aplicación para las clases de puestos de los Estratos Operativo\ny Calificado. | | --- | | . Competencias Técnicas: enmarcan las clases de puestos propias del\nEstrato Técnico. | | . Competencias Profesionales: se aplicarán a las clases de puestos propias del\ngrupo ocupacional que enmarca el Estrato Profesional, sin supervisión formal. | | . Competencias\nDirectivas: enmarca las clases de puestos propias del grupo ocupacional del Estrato Profesional con\nsupervisión formal, y las del Estrato Gerencial. |\n\n \n\n \n\nc.      Resultado Evaluación: Se establece un resultado cuantitativo y\ncualitativo de la persona evaluada a partir de lo generado en la evaluación de\nlas dimensiones compromiso y funcional, denominado: Resultado de la Evaluación\ndel desempeño por competencias.\n\n \n\nd.      El resultado global será producto de la\nponderación consolidada de las evaluaciones en las 2 dimensiones para cada\ncompetencia, generando una calificación cuantitativa y otra cualitativa, el\ncual se denomina: Resultado general de la Evaluación del desempeño.\n\n \n\ne.      Planes de acción para el cierre de brechas definidos entre el\nDepartamento de Recursos Humanos y la Jefatura de la persona evaluada. Dichos\nplanes se establecen en dos direcciones:\n\n                                                             \ni.     \nCompromisos\nIndividuales: aquellas acciones de responsabilidad directa que la persona\nevaluada debe cumplir.\n\n                                                            \nii.     Compromisos Institucionales: aquellas acciones\nde apoyo que puedan ser propiciadas por la Jefatura u otra instancia\ninstitucional, para la consolidación de las oportunidades de mejora\nestablecidas.\n\n                                                           \niii.     El seguimiento a dichos compromisos los debe\nrealizar la Jefatura inmediata en coordinación con el Departamento de Recursos\nHumanos.\n\n \n\nf.       Se debe establecer planes de acción, con\naquellas oportunidades de mejora que se consideren significativas para la\nmejora continua a cada persona evaluada. Los resultados deficientes deben\nconducir a un plan de mejora más exhaustivo, en el cual tanto acciones como\ntiempos de ejecución, se definirán mediante una comisión conformada por el\nCoordinador del Departamento de Recursos Humanos, la Jefatura inmediata y el\nDirector correspondiente. Dicha comisión deberá hacer seguimiento trimestral al\nproceso, con el fin de determinar el cumplimiento del plan, y generar un\ninforme conforme a los resultados observados, con recomendaciones y\nconclusiones.\n\n \n\n8.      Aquellos resultados iguales o superiores al\nnivel de calificación Muy bueno posibilitan a la persona evaluada participar de\nconcursos internos que surjan en la institución, así como a devengar la\nanualidad.\n\n \n\n9.      Toda evaluación realizada debe ser registrada en\nel expediente correspondiente a la persona evaluada, incluyendo aspectos\nevaluados, resultados obtenidos y planes de acción establecidos, según\ncorresponda.\n\n \n\n10.   El sistema de evaluación del desempeño puede ser\nvinculante con otros procesos en la gestión de personas, tales como:\n\na.      Reclutamiento y Selección (Concursos internos).\n\nb.      Detección de Necesidades de Capacitación.\n\nc.      Planes de Sucesión y Desarrollo de Carrera.\n\nd.      Análisis y ocupacional y de cargas de trabajo.\n\ne.      Contenidos de programas de Salud Ocupacional.\n\n \n\n \n\nPROCEDIMIENTO PARA\nCOMPLETAR EL FORMULARIO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO\n\n \n\nEl Sistema de Evaluación del desempeño, se sustenta\n en una metodología de 360°, lo que remite una evaluación de múltiples\n actores, específicamente:\n\nLa persona evaluada.\n\nSu jefatura inmediata.\n\nUn par o cliente interno.\n\n                                                    \ni.     Para la evaluación de una persona en puesto de\njefatura, se aplica el formulario con una persona en la misma línea jerárquica.\n\nUn cliente externo\n\n                                                    \ni.     En caso de no existir, se aplica con otro\ncliente interno concerniente a la ejecución de sus labores, que pueda tener\ncriterio sobre el desempeño de la persona evaluada.\n\n                                                  \nii.     Para el caso de las jefaturas, acá corresponde\nla evaluación por parte de los colaboradores a cargo, seleccionando de forma\naleatoria un colaborador diferente en cada periodo de evaluación.\n\n \n\nLa institución deberá tomar la decisión de si aplica desde el inicio la\nevaluación considerando los cuatro ámbitos de los actores y lo realiza de\nmanera paulatina, iniciando con los a) y b), lo que debe determinar de manera\nformal y previa a la aplicación del procedimiento, así como el porcentaje de\nrelevancia que dará a cada una de las partes que intervienen en la\ncalificación.\n\n \n\nPara la aplicación de dicho Sistema, existe\n un instrumento en Excel, denominado: Formulario integrado de calificación,\n el cual es remitido por el Departamento de Recursos Humanos a los actores\n concernientes al proceso de evaluación, anteriormente mencionados. Existe\n un formulario para cada uno de los puestos existentes en la institución y\n que será aplicable a los cargos con los cuales están homologados.\n\n \n\nCada evaluador recibirá el archivo, y\n deberá completar según criterio objetivamente sustentado en los factores\n de evaluación asociados a las dimensiones compromiso y funcional, lo que\n considere corresponde al desempeño de la persona evaluada, y generar un\n archivo que lleve por nombre lo correspondiente a la siguiente estructura:\n cargo - nombre del evaluado.xlsx\n\n \n\nCada archivo Excel está compuesto por las\n siguientes hojas, a saber:\n\n \n\nCategorías Aplicables: Se menciona, como\n recordatorio y para verificación, a cuáles puestos será aplicada la\n evaluación.\n\nPor ejemplo:\n\nD Compromiso: En este apartado se incluyen\n los items relacionados con las competencias transversales. Tal como lo\n señala el Diccionario de Competencias, son aplicables en todos los\n puestos, y la diferencia radica en el dominio de la competencia requerido\n para cada puesto.\n\n \n\nEjemplo:\n\n \n\nD Compromiso para imprimir: En esta hoja\n quedará registrada la misma información que fue incluida en D Compromiso,\n pero está ajustada a formato listo para imprimir como respaldo físico de\n la evaluación.\n\n \n\nD Funcional. En este apartado se incluyen\n los items relacionados con las competencias específicas. Tal como lo\n señala el Diccionario de Competencias, de acuerdo con el puesto así son\n las competencias que deben ser evaluadas: competencias iniciales,\n técnicas, profesionales, directivas.\n\n \n\nPor ejemplo:\n\n \n\nD Funcional para imprimir: En esta hoja\n quedará registrada la misma información que fue incluida en D Funcional,\n pero está ajustada a formato listo para imprimir como respaldo físico de\n la evaluación.\n\n \n\nResultado de evaluación: consolida la\n información del evaluado y los resultados del nivel evidenciado y del\n nivel requerido para cada una de las competencias que fueron evaluadas\n según dimensión. En este se obtiene el resultado por ítem y total, y una\n vez impreso puede ser firmado por el evaluador y el evaluado.\n\n \n\nPor ejemplo:\n\n \n\ng.     \nPlan de Acción: se completa\nentre la jefatura y el Departamento de Recursos Humanos como parte del plan de\nmejora en el caso de los evaluaciones cuyos resultados han sido deficientes o\nbuenos.\n\nEjemplo:\n\n \n\nSe debe completar toda la información de\n identificación que se requiere en los instrumentos (Nombre completo del\n colaborador, Nombre del evaluador, Cargo, N° Identificación, Fecha de\n evaluación). Esta información se replica en las diferentes hojas del\n archivo.\n\n \n\nPara las dimensiones Compromiso y\n Funcional, se establecen las competencias del cargo, así como las\n conductas observables asociadas al nivel deseado, sobre las cuales se debe\n establecer una evaluación en función de 4 niveles de cumplimiento con sus\n valores correspondientes, a saber:\n\nBásico - valor 0\n\nIntermedio - valor 1\n\nAvanzado - valor 2\n\nDestacado - valor 3\n\n \n\nExiste una breve explicación para cada\n nivel, necesario de considerar cuando se realiza la evaluación.\n\n \n\nSe marca con una X en nivel que se\n considera representa el desempeño de la persona asociado a cada\n competencia. Se puede escoger solamente una opción; en caso de hacer dos o\n más el instrumento automáticamente consigna el menor valor escogido.\n\n \n\nA la evaluación de cada competencia se debe\n realizar comentarios sobre lo que se destaca y lo que debe mejorarse, para\n argumentar la evaluación resultante.\n\n \n\n \n\nPROCEDIMIENTO PARA CALIFICAR EL FORMULARIO\nDE EVALUACION DEL DESEMPEÑO\n\n \n\nPara\n realizar la calificación, existen dos instrumentos en Excel, denominados:\n Formulario integrado de calificación general y Formulario integrado de\n calificación jefaturas.\n\n \n\nDichos formularios son utilizados por el Departamento de Recursos\n Humanos, completándolos con la información correspondiente, consignada por\n los evaluadores.\n\n \n\nEl Formulario integrado de calificación general, corresponde a\n puestos no jerárquicos.\n\n \n\nEl Formulario integrado de calificación jefaturas, corresponde a\n puestos jerárquicos.\n\n \n\nCada archivo Excel está compuesto por cinco\n hojas, a saber:\n\nD Compromiso\n\nD Funcional\n\nResultado Evaluación\n\nPlanes de Acción\n\n \n\nLos datos se trasladan de forma directa a\n las hojas de cada dimensión de evaluación en el formulario integrado\n correspondiente. Los formularios están automatizados, de manera tal que,\n al verter la información existen casillas con fórmulas establecidas para\n generar los resultados.\n\n \n\nLa hoja planes de acción, se completa con\n la información definida entre el Departamento de Recursos Humanos y la\n Jefatura de la persona evaluada, para la consecución de las oportunidades\n de mejora que se establezcan.\n\n \n\n8.     La información se integra al expediente\ncorrespondiente.\n\nDiagrama", "body_en_text": "in the entirety of the text\n\n -\n\n Full Text of Standard 082\n\n Guidelines for the performance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of\nFisheries and Aquaculture\n\nCOSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE\n\nAJDIP/082-2023.—Puntarenas, on the twenty-fifth day of April, two thousand\ntwenty-three.\n\nConsidering:\n\n1º—That through official communication INCOPESCA-PE-DAFI-007-2023, signed by\nMrs. Betty Valverde Cordero, Financial Administrative Director of\nINCOPESCA and Mr. Rándall Sánchez Campos, Institutional Planning Coordinator,\nthe following instruments are submitted for the knowledge, analysis, and deliberation of the Board\nof Directors: Basic Organization and Functions Manual, Procedures Manuals, Job Classification and Description\nManual, and Competency Dictionary of INCOPESCA, which were developed with\nthe support of the Management Development Center (Centro de Desarrollo Gerencial, CDG) of the School of\nAdministration (EDA) of the National University of Costa Rica (UNA), thereby\nfulfilling pending actions assigned to the Financial Administrative\nDirectorate in the management system for tracking\nInternal Audit recommendations, which had not been addressed for several\nyears. Furthermore, these are part of the documents that the institution must have\nfor the implementation of the Modernization, approved by Mideplan through\nofficial communication MIDEPLAN-DM-OF-0231-2020 of February 21, 2020, and approved by the\nBoard of Directors of INCOPESCA through agreement AJDIP/146-2020 of 07/10/2020.\n\n2º—That\nMrs. Betty Valverde Cordero, Mr. Rándall Sánchez Campos, Head\nof the INCOPESCA Planning Department, Mr. José Núñez, and Mr. Diego Fallas,\nboth officials from the Management Development Center of the National\nUniversity of Costa Rica, gave a detailed presentation on the\naforementioned instruments.\n\n3º—That Mrs. Betty Valverde Cordero and\nMr. Randall Sánchez Campos issued a positive opinion and considerations\nto proceed with the approval of the instruments: Basic Organization and\nFunctions Manual, Job Classification and Description Manual, and\nCompetency Dictionary of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture.\nLikewise, regarding the guidelines for performance evaluation (evaluación del desempeño), it\nis noted that their implementation could be carried out in a staggered or\ngradual manner, which is an alternative permitted by the instrument. Concerning\nthe procedures manuals, they note that the documents would be forwarded by\nthe Financial Administrative Directorate to each process owner for\nthe purposes of proceeding with the approval of each directorate and the Minister of Fisheries\nand Aquaculture, these being documents inherent to operational management.\n\n4º—That\nonce the referred presentation has been heard and analyzed in depth, the\nBoard of Directors of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture. Therefore,\n\nAGREES\n\n1º—To approve the instruments entitled: Basic Organization and\nFunctions Manual, Job Classification and Description Manual, Competency Dictionary,\nand guidelines for the performance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of\nFisheries and Aquaculture. These are available at the following link:\nhttps://www.incopesca.go.cr/acerca_\nincopesca/transparencia_institucional/recursos_human os.aspx, specifically\nin the section called \"Human Resources Regulations\".\n\n(Sinalevi Note: As each document is independent, the texts of the Basic Organization\nand Functions Manual, Job Classification and Description Manual, Competency Dictionary of the\nCosta Rican Institute of Fisheries and Aquaculture must be consulted in the National System of Legislation\nin Force, independently.)\n\n2º—In the case of the procedures manual, the documents must be\nforwarded by the Financial Administrative Directorate to each process\nowner for the purposes of proceeding with the approval of each directorate and\nthe Minister of Fisheries and Aquaculture, these being documents inherent to operational management.\n\n3º—The\nFinancial Administrative Directorate is commissioned to\ncontinue with the corresponding procedures for the effective communication of\nthe referred instruments to the respective responsible bodies.\n\n4º—Final\nAgreement.\n\n5º—Publish in the Official Gazette La Gaceta.\n\n(Sinalevi Note: The guidelines for the\nperformance evaluation (evaluación del desempeño) of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture\nwere provided by the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture, and\nare transcribed below:)\n\nOBJECTIVE 4\n\nSPECIFIC REGULATIONS \n 5\n\nPROCEDURE FOR COMPLETING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM \n 8\n\nPROCEDURE FOR GRADING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM \n 11\n\nFinal Version\n\nThis document was produced by the team from the\nManagement Development Center (CDG), the external liaison unit of the School\nof Administration of the National University.\n\n \n\nConsulting team:\n\nM.Sc. Jefry Muñoz\nHernández\n\nMAP. Diego Fallas\nBejarano\n\nBach. Daniela\nCalderón Bolaños\n\n \n\n \n\n \n\n \n\nRepresentative team:\n\nM. Sc. José\nManuel Núñez González, Coordinating Lead, Management Development Center,\nNational University.\n\nM. Sc. Dunnia\nMarín Corrales, Director, School of Administration, National University.\n\n \n\n \n\nOBJECTIVE\n\nEvaluate the\nwork effectiveness of each collaborator at the Costa Rican Institute of Fisheries and\nAgriculture (INCOPESCA), aligned with the fundamental purposes of the respective\nposition, in order to determine specific actions for continuous\nimprovement.\n\n \n\n \n\nSPECIFIC REGULATIONS\n\n \n\n1. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System\ncorresponds to the measurement of both the fulfillment of the strategic objectives\nassociated with the position, as well as the behaviors associated with its\ncompetency profile.\n\n \n\n2. The Performance Evaluation (Evaluación del Desempeño) System\nis carried out using an automated instrument for both evaluators and\nthe integration of results. Specifically for the integration of\nresults, the basic process requires pouring the data from each evaluation\nform into an instrument called: Integrated Grading Form (Formulario Integrado de Calificación),\nwhich must be administered by the Human Resources Department.\n\n \n\n3. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System\nmust provide inputs for the development of action plans oriented towards\ncontinuous improvement in the evaluated individuals, for the fulfillment of\nwork results.\n\n \n\n4. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System\nmust be aligned with the institution's training and development\nstrategies.\n\n \n\n5. The application of the Evaluation is annual, with\nquarterly follow-up on the actions established as opportunities for\nimprovement, which are binding for the fulfillment of the contractual\nobligations of the evaluated person with the Costa Rican Institute of Fisheries and\nAquaculture (INCOPESCA).\n\n6. The Human Resources Department is\nresponsible for coordinating the application of the system and consolidating the results,\nin accordance with the established guidelines and schedule.\n\n \n\n7. The Work Performance Evaluation (Evaluación del desempeño laboral) System\ncomprises the following aspects:\n\n \n\na. Commitment dimension: Evaluates the desire to be present, through the\nestablished institutional competencies. For each position, based on the\nCompetency Dictionary, the cross-cutting competencies and\nthe minimum required proficiency level are established.\n\n \n\n \n\nCross-cutting Competencies\n\n \n\n. Commitment to public service\n\n. Integrity in the performance of the\n public function\n\n \n\n \n\nCross-cutting Competencies apply to every person who\nis or wishes to be a public official of INCOPESCA.\n\n \n\nb. Functional dimension: Evaluates the know-how and conduct\n(skills and attitudes), based on the specific competencies associated\nwith the position (Job Classification). For each position, based on the Competency Dictionary\n, the specific competencies and the minimum required proficiency level are established.\n\n \n\n \n\n \n\n \n\n| | Managerial Competencies . Leadership . Strategic vision . Decision-making . Effective\ncommunication . Conflict management and resolution | | --- | --- | | Professional Competencies . Analysis\nand solution of situations . Strategic and innovative action . Quality management . Technological\nsensitivity . Collaborative work | Technical Competencies . Technical mastery and credibility .\nQuality and productivity . Analysis and solution of situations . Collaborative work | | Core\nCompetencies . Quality and productivity . Practical mastery and application . Collaborative work | |\n\n \n\nThese\ncompetency groups apply to the pertinent occupational group or stratum,\nnamely:\n\n \n\n \n\n| . Core Competencies: will apply to the position classifications of the Operational and Skilled Strata. | | --- | | . Technical Competencies: frame the position classifications inherent to the\nTechnical Stratum. | | . Professional Competencies: will apply to the position classifications inherent to the\noccupational group that frames the Professional Stratum, without formal supervision. | | . Managerial Competencies: frame the position classifications inherent to the\noccupational group of the Professional Stratum with formal supervision, and those of the\nManagement Stratum. |\n\n \n\n \n\nc. Evaluation Result: A quantitative and\nqualitative result for the evaluated person is established based on what is generated in the evaluation of the\ncommitment and functional dimensions, called: Competency-Based Performance Evaluation Result (Resultado de la Evaluación\ndel desempeño por competencias).\n\n \n\nd. The overall result will be the product of the\nconsolidated weighting of the evaluations in the 2 dimensions for each\ncompetency, generating a quantitative and a qualitative grade, which is called: Overall Performance Evaluation Result (Resultado general de la Evaluación del desempeño).\n\n \n\ne. Action plans for closing gaps, defined between the\nHuman Resources Department and the immediate supervisor of the evaluated person. Said\nplans are established in two directions:\n\n \ni. \nIndividual\nCommitments: those actions of direct responsibility that the evaluated\nperson must fulfill.\n\n \nii. Institutional Commitments: those support\nactions that can be provided by the immediate supervisor or other institutional\nbody, for the consolidation of the established\nimprovement opportunities.\n\n \niii. The follow-up on said commitments must be\ncarried out by the immediate supervisor in coordination with the Human Resources\nDepartment.\n\n \n\nf. Action plans must be established with\nthose improvement opportunities considered significant for the continuous improvement of each evaluated person. Deficient results must\nlead to a more exhaustive improvement plan, in which both actions and\nexecution timelines will be defined by a commission composed of the\nCoordinator of the Human Resources Department, the immediate supervisor, and\nthe corresponding Director. This commission must conduct a quarterly follow-up on the\nprocess to determine the fulfillment of the plan, and generate a\nreport according to the observed results, with recommendations and\nconclusions.\n\n \n\n8. Those results equal to or greater than the\n\"Very Good\" rating level enable the evaluated person to participate in\ninternal competitions that arise in the institution, as well as to earn the\nannuity.\n\n \n\n9. Every evaluation conducted must be recorded in the\nfile corresponding to the evaluated person, including evaluated\naspects, obtained results, and established action plans, as\nappropriate.\n\n \n\n10. The performance evaluation (evaluación del desempeño) system can be\nlinked to other processes in people management, such as:\n\na. Recruitment and Selection (Internal competitions).\n\nb. Training Needs Detection.\n\nc. Succession and Career Development Plans.\n\nd. Occupational and workload analysis.\n\ne. Contents of Occupational Health programs.\n\n \n\n \n\nPROCEDURE FOR\nCOMPLETING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM\n\n \n\nThe Performance Evaluation (Evaluación del desempeño) System is based\n on a 360° methodology, which entails a multi-actor evaluation,\n specifically:\n\nThe evaluated person.\n\nTheir immediate supervisor.\n\nA peer or internal client.\n\n \ni. For the evaluation of a person in a supervisory position,\nthe form is applied with a person on the same hierarchical line.\n\nAn external client\n\n \ni. If one does not exist, it is applied with another\ninternal client concerning the execution of their duties, who can have\nan opinion on the performance of the evaluated person.\n\n \nii. For the case of supervisors, this corresponds\nto the evaluation by the subordinate collaborators, randomly\nselecting a different collaborator in each evaluation period.\n\n \n\nThe institution must decide whether to apply the evaluation from the beginning\nconsidering the four actor spheres and to implement it\ngradually, starting with a) and b), which must be formally determined\nand prior to the application of the procedure, as well as the percentage of\nrelevance that will be given to each of the parties involved in the\ngrading.\n\n \n\nFor the application of said System, there is\n an Excel instrument, called: Integrated Grading Form (Formulario integrado de calificación),\n which is sent by the Human Resources Department to the actors\n involved in the evaluation process, as previously mentioned. There is\n a form for each of the existing positions in the institution and that\n will be applicable to the positions with which they are homologated.\n\n \n\nEach evaluator will receive the file, and\n must complete it, according to objective criteria based on the evaluation\n factors associated with the commitment and functional dimensions, with what they\n consider corresponds to the performance of the evaluated person, and generate\n a file named according to the following structure:\n position - name of the evaluated person.xlsx\n\n \n\nEach Excel file is composed of the\n following sheets, namely:\n\n \n\nApplicable Categories: It mentions, as\n a reminder and for verification, to which positions the\n evaluation will be applied.\n\nFor example:\n\nD Compromiso (Commitment): This section includes\n the items related to cross-cutting competencies. As\n indicated in the Competency Dictionary, they are applicable to all\n positions, and the difference lies in the required competency proficiency level\n for each position.\n\n \n\nExample:\n\n \n\nD Compromiso for printing: This sheet\n will record the same information that was included in D Compromiso,\n but is adjusted to a ready-to-print format for physical backup\n of the evaluation.\n\n \n\nD Funcional (Functional). This section includes\n the items related to specific competencies. As\n indicated in the Competency Dictionary, the competencies to be evaluated—\n core, technical, professional, managerial competencies—vary according to the position.\n\n \n\nFor example:\n\n \n\nD Funcional for printing: This sheet\n will record the same information that was included in D Funcional,\n but is adjusted to a ready-to-print format for physical backup\n of the evaluation.\n\n \n\nResultado de evaluación (Evaluation Result): consolidates\n the information of the evaluated person and the results of the evidenced level and\n the required level for each of the competencies that were evaluated\n per dimension. This provides the result per item and total, and\n once printed, it can be signed by the evaluator and the evaluated person.\n\n \n\nFor example:\n\n \n\ng. \nPlan de Acción (Action Plan): is completed\nbetween the immediate supervisor and the Human Resources Department as part of the improvement\nplan in the case of evaluations whose results have been deficient or\ngood.\n\nExample:\n\n \n\nAll identification information\n required in the instruments must be completed (Full name of the\n collaborator, Evaluator's Name, Position, ID Number, Evaluation\n Date). This information is replicated in the different sheets of the\n file.\n\n \n\nFor the Compromiso and\n Funcional dimensions, the competencies of the position are established, as well as the\n observable behaviors associated with the desired level, on which\n an evaluation must be established based on 4 levels of fulfillment with their\n corresponding values, namely:\n\nBasic - value 0\n\nIntermediate - value 1\n\nAdvanced - value 2\n\nOutstanding - value 3\n\n \n\nThere is a brief explanation for each\n level, which must be considered when conducting the evaluation.\n\n \n\nAn X is marked in the level that is\n considered to represent the person's performance associated with each\n competency. Only one option can be chosen; if two or\n more are selected, the instrument automatically records the lowest value chosen.\n\n \n\nFor the evaluation of each competency, comments\n must be made on what is highlighted and what should be improved,\n to support the resulting evaluation.\n\n \n\n \n\nPROCEDURE FOR GRADING THE PERFORMANCE EVALUATION (EVALUACION DEL DESEMPEÑO) FORM\n\n \n\nTo\n perform the grading, there are two Excel instruments, called:\n Formulario integrado de calificación general (General Integrated Grading Form) and Formulario integrado de\n calificación jefaturas (Supervisory Integrated Grading Form).\n\n \n\nThese forms are used by the Human Resources\n Department, completing them with the corresponding information entered by\n the evaluators.\n\n \n\nThe Formulario integrado de calificación general corresponds to\n non-hierarchical positions.\n\n \n\nThe Formulario integrado de calificación jefaturas corresponds to\n hierarchical positions.\n\n \n\nEach Excel file is composed of five\n sheets, namely:\n\nD Compromiso\n\nD Funcional\n\nResultado Evaluación\n\nPlanes de Acción\n\n \n\nThe data is transferred directly to\n the sheets of each evaluation dimension in the corresponding integrated\n form. The forms are automated, so that,\n when the information is entered, there are cells with established formulas to\n generate the results.\n\n \n\nThe planes de acción sheet is completed with\n the information defined between the Human Resources Department and the\n immediate supervisor of the evaluated person, for the achievement of the improvement opportunities\n that are established.\n\n \n\n8. The information is integrated into the corresponding\nfile.\n\nDiagram" }