{ "id": "pgr-24467", "citation": "OJ-071-2024", "section": "pgr_opinions", "doc_type": "legal_opinion", "title_es": "Reforma al artículo 161 del Código de Comercio sobre convocatoria notarial de asambleas", "title_en": "Reform to Article 161 of the Commerce Code on notarial convocation of shareholder meetings", "summary_es": "La Procuraduría General de la República analiza el proyecto de ley 23.615, que busca reformar el artículo 161 del Código de Comercio para permitir que, ante la negativa del administrador de convocar a asamblea de accionistas, los socios puedan solicitar la convocatoria ante notario público, como alternativa a la vía judicial. La PGR recuerda que la Asamblea Legislativa no está legitimada para consultar en ejercicio de su función legislativa, por lo que el presente es un criterio no vinculante. En lo sustantivo, considera que la aprobación del proyecto es cuestión de discrecionalidad legislativa, pero recomienda mejorar la técnica legislativa: precisar cómo el notario realizaría la convocatoria y notificaciones, bajo qué formato, si debe abrir expediente, y aclarar en qué supuestos se mantendría la vía judicial como obligatoria. Asimismo, sugiere incorporar esta nueva función notarial en el artículo 129 del Código Notarial.", "summary_en": "The Attorney General's Office analyzes bill 23.615, which seeks to amend Article 161 of the Commerce Code to allow shareholders to request a notary public to convene a shareholders' meeting when the administrator refuses, as an alternative to judicial proceedings. The PGR recalls that the Legislative Assembly is not authorized to consult while exercising its legislative function, so this opinion is non-binding. On the merits, it considers approval a matter of legislative discretion but recommends improving legislative technique: specify how the notary would carry out the convocation and notifications, under what format, whether to open a separate file, and clarify under which circumstances the judicial route would remain mandatory. It also suggests incorporating this new notarial function into Article 129 of the Notarial Code.", "court_or_agency": "", "date": "10/06/2024", "year": "2024", "topic_ids": [ "_off-topic" ], "primary_topic_id": "_off-topic", "es_concept_hints": [ "fe pública", "convocatoria de asamblea", "notario público", "código notarial", "sociedad anónima", "accionistas", "discrecionalidad legislativa", "técnica legislativa" ], "concept_anchors": [ { "article": "Art. 161", "law": "Código de Comercio, Ley 3284" }, { "article": "Art. 34", "law": "Código Notarial, Ley 7764" }, { "article": "Art. 129", "law": "Código Notarial, Ley 7764" } ], "keywords_es": [ "convocatoria asamblea", "notario público", "fe pública", "artículo 161 Código de Comercio", "técnica legislativa", "Procuraduría General", "sociedad anónima", "accionistas", "administrador", "vía judicial" ], "keywords_en": [ "shareholder meeting convocation", "notary public", "public faith", "Article 161 Commerce Code", "legislative technique", "Attorney General's Office", "corporation", "shareholders", "administrator", "judicial route" ], "excerpt_es": "Con base en lo expuesto, este órgano asesor considera que la aprobación o no del proyecto de ley es un asunto de discrecionalidad legislativa, no obstante, se recomienda valorar los aspectos aquí señalados respecto a la técnica legislativa.\n\nSin embargo, en el presente proyecto de ley no se indica mediante cual actividad o cuáles medios debe ejercer la función encomendada de realizar la convocatoria de la totalidad de los accionistas para la realización de la Asamblea, lo cual es necesario aclarar pues el notario no puede actuar sin las formalidades y limitaciones previstas en la normativa vigente.\n\nFinalmente, se recomienda aclarar en el texto propuesto bajo qué supuestos los socios deben acudir necesariamente a la vía judicial a solicitar la convocatoria, pues es un supuesto que se mantiene en la propuesta planteada.", "excerpt_en": "Based on the foregoing, this advisory body considers that the approval or rejection of the bill is a matter of legislative discretion; however, it is recommended to evaluate the aspects indicated here regarding legislative technique.\n\nHowever, the present bill does not indicate through which activity or means the notary must carry out the entrusted function of convening all shareholders for the meeting, which must be clarified since the notary cannot act without the formalities and limitations provided in the current regulations.\n\nFinally, it is recommended to clarify in the proposed text under which circumstances the shareholders must necessarily resort to the judicial route to request the convocation, since this is a scenario that remains in the proposal.", "outcome": { "label_en": "Non-binding opinion", "label_es": "Criterio no vinculante", "summary_en": "The PGR considers approval a matter of legislative discretion but recommends improving legislative technique by specifying the notarial procedure and the situations requiring judicial route.", "summary_es": "La PGR considera que la aprobación del proyecto es un asunto de discrecionalidad legislativa, pero recomienda mejorar la técnica legislativa precisando el procedimiento notarial y los supuestos de vía judicial." }, "pull_quotes": [ { "context": "Introducción", "quote_en": "The Legislative Assembly is not authorized to consult when exercising its legislative function; however, in order to collaborate with that branch of the Republic, we will address the consultation, warning that this is a non-binding opinion.", "quote_es": "La Asamblea Legislativa no está legitimada para consultar cuando ejerce su función legislativa, sin embargo, con el fin de colaborar con ese poder de la República, atenderemos la consulta realizada, advirtiendo que se trata de un criterio no vinculante." }, { "context": "III. Análisis del artículo propuesto", "quote_en": "It is not indicated through which activity or means the entrusted function of convening all shareholders for the meeting must be exercised, which must be clarified since the notary cannot act without the formalities and limitations provided in current regulations.", "quote_es": "No se indica mediante cual actividad o cuáles medios debe ejercer la función encomendada de realizar la convocatoria de la totalidad de los accionistas para la realización de la Asamblea, lo cual es necesario aclarar pues el notario no puede actuar sin las formalidades y limitaciones previstas en la normativa vigente." }, { "context": "III. Análisis del artículo propuesto", "quote_en": "It is recommended to incorporate the new function intended to authorize notaries within the provisions of Article 129 of the Notarial Code, which refers to their subject-matter jurisdiction.", "quote_es": "Se recomienda incorporar la nueva función que se pretende autorizar a los notarios, dentro de lo dispuesto en el artículo 129 del Código Notarial que se refiere a su competencia material." } ], "cites": [], "cited_by": [], "references": { "internal": [ { "target_id": "norm-6239", "kind": "cited_norm", "label": "Código de Comercio" }, { "target_id": "norm-42683", "kind": "cited_norm", "label": "Código Notarial" }, { "target_id": "norm-81360", "kind": "cited_norm", "label": "Código Procesal Civil" } ], "external": [ { "ref_id": "pgr-23717", "url": "http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/pronunciamiento/pro_ficha.aspx?param1=PRD¶m6=1&nDictamen=23717&strTipM=T", "kind": "related_opinion", "label": "286", "dictamen_id": "23717" }, { "ref_id": "norm-104463", "url": "http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=104463&nValor3=145999&strTipM=FN&strNoVolver=no", "kind": "cited_norm", "label": "Reforma Código de Comercio", "norm_id": "104463" } ] }, "source_url": "https://pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Pronunciamiento/pro_ficha.aspx?param6=1&nDictamen=24467&strTipM=T", "tier": 2, "_editorial_citation_count": 1, "regulations_by_article": null, "amendments_by_article": null, "dictamen_by_article": null, "concordancias_by_article": null, "afectaciones_by_article": null, "resoluciones_by_article": null, "cited_by_votos": [], "cited_norms": [], "cited_norms_inverted": [], "sentencias_relacionadas": [], "temas_y_subtemas": [], "cascade_only": false, "amendment_count": 0, "body_es_text": "Opinión Jurídica : 071 - J   del 10/06/2024   \n\n\n\n10 de junio del 2024\n\n\n\n\nPGR-OJ-071-2024\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nSeñora\n\n\n\n\nDaniela Agüero Bermúdez\n\n\n\n\nComisión Permanente de Asuntos Jurídicos\n\n\n\n\nAsamblea Legislativa\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nEstimada señora:\n\n\n\n\n \n\n\n\n Con aprobación del señor Procurador General de la República, Iván Vincenti Rojas, se atiende lo\nsolicitado en el oficio AL-CPAJUR-1146-2024 del 11 de marzo de 2024, mediante el cual requiere\ncriterio de este órgano asesor sobre el proyecto de ley que se tramita bajo el número de expediente\n23.615, en la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos, denominado “REFORMA AL ARTÍCULO 161 DEL\nCÓDIGO DE COMERCIO, LEY N° 3284, DEL 30 DE ABRIL DE 1964 Y SUS REFORMAS”.\n\n\n\n\n \n\n\n\n De conformidad con la Ley N.° 6815 del 27 de setiembre de 1982, Ley Orgánica de la Procuraduría\nGeneral de la República, este órgano asesor sólo puede realizar su función consultiva rindiendo los\ncriterios jurídicos que le soliciten los jerarcas de los diferentes niveles de la Administración\nPública. Es decir, la Asamblea Legislativa no está legitimada para consultar cuando ejerce su\nfunción legislativa, sin embargo, con el fin de colaborar con ese poder de la República, atenderemos\nla consulta realizada, advirtiendo que se trata de un criterio no vinculante.\n\n\n\n Asimismo, debemos señalar que el plazo de los ocho días otorgado para dar respuesta, no es\naplicable a esta Institución, por no encontrarnos en alguno de los supuestos del artículo 157 del\nReglamento de la Asamblea Legislativa (consulta al Tribunal Supremo de Elecciones, la Universidad de\nCosta Rica, el Poder Judicial o una institución autónoma).\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nI. OBJETO DEL PROYECTO DE LEY\n\n\n\n\n \n\n\n\n             El objeto del proyecto de ley es reformar lo dispuesto en el artículo 161 del Código de\nComercio, para incluir la posibilidad de que, ante la negativa de un administrador de una sociedad\nanónima de realizar una convocatoria de la asamblea de socios, los accionistas que reúnan las\ncondiciones de los artículos 159 y 160 del Código de Comercio, puedan solicitarla ante un notario\npúblico, siendo esto una posibilidad válida y práctica para evitar la necesidad de acudir a la vía\njudicial como se requiere actualmente en la norma vigente.\n\n\n\n\n           \n\n\n\n El promovente del proyecto de ley considera que la condición de socio debe garantizar efectivos y\neficaces mecanismos de supervisión del correcto manejo de los negocios de la sociedad por parte de\nlos administradores y representantes legales, ya que es imprescindible asegurar el respeto a las\ndecisiones de las mayorías.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Considera que la redacción actual genera un portillo que pone en peligro el capital de los\naccionistas, ya que le atribuye al administrador potestades que pueden ser consideradas abusivas,\nque pueden ir más allá de aquellas que son transferidas por los accionistas de la sociedad en el\nacto de su nombramiento.\n\n\n\n\n.\n\n\n\n Asimismo, señala que la redacción actual del artículo 161 involucra la actividad judicial no\ncontenciosa, lo que provoca larga espera y pérdida de tiempo para los accionistas, lo que puede\ngenerar pérdida de capital.  Asimismo, remite al artículo 178.2 del Código Procesal Civil, en el que\nestablece que en caso de conflicto se resolverá en vía ordinaria, tomando más tiempo para su\nsolución.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Estima que es obligación del legislador generar acciones concretas que permitan la protección del\ncapital, al igual que generar los medios necesarios para el correcto desarrollo de las inversiones\ndentro de las sociedades mercantiles, esto con el fin de fomentar y diversificar la gestión de los\nnegocios.\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nII. SOBRE LAS SOCIEDADES ANÓNIMAS\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n La sociedad anónima es una figura mercantil, mediante la cual un grupo de personas unidas aportan\ncapital económico con el fin de realizar una actividad específica y obtener así una ganancia\npatrimonial. Este capital social, se encuentra dividido en acciones y los socios sólo se obligan al\npago de sus aportaciones.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Para su conformación se requiere la unión de dos o más personas (a las cuales se les llama\naccionistas), y que se realice en escritura pública, cumpliendo con los requisitos establecidos en\nel artículo 18 del Código de Comercio, Ley N° 3284 del 30 de abril de 1964, el cual indica:\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nArtículo 18.- La escritura constitutiva de toda sociedad mercantil deberá contener:\n\n\n\n\n1) Lugar y fecha en que se celebra el contrato;\n\n\n\n 2) Nombre y apellidos, nacionalidad, profesión, estado civil y domicilio de las personas físicas\nque la constituyan;\n\n\n\n\n3) Nombre o razón social de las personas jurídicas que intervengan en la fundación;\n\n\n\n\n4) Clase de sociedad que se constituye;\n\n\n\n\n5) Objeto que persigue;\n\n\n\n\n6) Razón social o denominación;\n\n\n\n\n7) Duración y posibles prórrogas;\n\n\n\n\n8) Monto del capital social y forma y plazo en que deba pagarse;\n\n\n\n 9) Expresión del aporte de cada socio en dinero, en bienes o en otros valores. Cuando se aporten\nvalores que no sean dinero, deberá dárseles y consignarse la estimación correspondiente. Si por\nculpa o dolo se fijare un avalúo superior al verdadero, los socios responderán solidariamente en\nfavor de terceros por el exceso de valor asignado y por los daños y perjuicios que resultaren.\n\n\n\n Igual responsabilidad cabrá a los socios por cuya culpa o dolo no se hicieren reales las\naportaciones consignadas como hechas en efectivo;\n\n\n\n 10) Domicilio de la sociedad: deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio\ncostarricense, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones.\n\n\n\n\n(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1 de la ley N°7413 del 3 de junio de 1994)\n\n\n\n\n11) Forma de administración y facultades de los administradores;\n\n\n\n 12) Nombramiento de los administradores, con indicación de los que hayan de tener la representación\nde la sociedad con su aceptación, si fuere del caso;\n\n\n\n 13) Nombramiento de un agente residente que cumpla con los siguientes requisitos: ser abogado,\ntener oficina abierta en el territorio nacional, poseer facultades suficientes para atender\nnotificaciones judiciales y administrativas en nombre de la sociedad, cuando ninguno de sus\nrepresentantes tenga su domicilio en el país.\n\n\n\n El Registro no inscribirá ningún documento relativo a la sociedad, si en los casos en que sea\nnecesario, el nombramiento no se encuentre vigente.\n\n\n\n (Así adicionado el inciso 13) anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley Reguladora\ndel Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990)\n\n\n\n\n(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1 de la ley N° 7413 del 3 de junio de 1994)\n\n\n\n\n14) Modo de elaborar los balances y de distribuir las utilidades o pérdidas entre los socios;\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 13 al 14 actual)\n\n\n\n\n15) Estipulaciones sobre la reserva legal, cuando proceda;\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 14 al 15 actual)\n\n\n\n\n16) Casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente;\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 15 al 16 actual)\n\n\n\n\n17) Bases para practicar la liquidación de la sociedad;\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 16 al 17 actual)\n\n\n\n 18) Modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados\nanticipadamente y facultades que se les confieren; y\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 17 al 18 actual)\n\n\n\n\n19) Cualquier otra convención en que hubieren consentido los fundadores.\n\n\n\n (Así corrida la numeración del inciso anterior por el artículo 8º de la ley que aprobó la Ley\nReguladora del Mercado de Valores, Nº 7201 del 10 de octubre de 1990, que lo traspasó del antiguo\ninciso 18 al 19 actual)\n\n\n\n\n \n\n\n\n Además de la información antes señalada, se debe consignar en el pacto social información relevante\ncomo la manera en que se hará la convocatoria para la asamblea general constitutiva y reglas\nconformes a las cuales se celebrará. Es en esta Asamblea, donde se realiza el nombramiento de los\nadministradores para consignarlo en el pacto social y proceder así con su inscripción en el Registro\nMercantil. \n\n\n\n\n \n\n\n\n Ahora bien, los socios son aquellas personas que están consignadas así en el registro de\naccionistas, y son éstos los que pueden pedir la realización de asambleas para la discusión de\ndiferentes temas de la sociedad.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Existen dos tipos de asambleas: las generales y las especiales; las primeras, se dividen a su vez\nen ordinarias y extraordinarias.  Las ordinarias se realizan por lo menos una vez al año dentro de\nlos tres meses siguientes a la clausura del ejercicio económico, y la extraordinaria en cualquier\nmomento. (artículo 155 y 156 del Código de Comercio)\n\n\n\n\n \n\n\n\n Por otro lado, el artículo 158 del Código de Comercio establece la forma en que se debe de convocar\nla asamblea de socios indicando:\n\n\n\n\n \n\n\n\n “ARTÍCULO 158.- La asamblea deberá ser convocada en la forma y por el funcionario u organismo que\nindica en la escritura social, y a falta de disposición expresa, por aviso publicado en \"La Gaceta\".\n\n\n\n Se prescindirá de la convocatoria cuando, estando reunida la totalidad de los socios, acuerden\ncelebrar asamblea y se conformen expresamente con que se prescinda de dicho trámite, lo que se hará\nconstar en el acta que habrán de firmar todos.”\n\n\n\n\n \n\n\n\n También se permite que accionistas que representen por lo menos el veinticinco por ciento del\ncapital social, puedan solicitar por escrito a los administradores en cualquier tiempo, la\nconvocatoria de una asamblea de accionistas, para tratar de los asuntos que indiquen en su petición.\n(artículo 159 del Código de Comercio)\n\n\n\n\n \n\n\n\n Del mismo modo, el artículo 160 de dicho Código, establece la posibilidad que tienen los titulares\nde una sola acción de solicitar por escrito al administrador que se convoque a asamblea, no\nobstante, únicamente lo permite en los siguientes casos:\n\n\n\n\n \n\n\n\n “ARTÍCULO 160.- La petición a que se refiere el artículo anterior podrá ser hecha por el titular de\nuna sola acción, en los casos siguientes:\n\n\n\n\na) Cuando no se haya celebrado ninguna asamblea durante dos ejercicios consecutivos; y\n\n\n\n b) Cuando las asambleas celebradas durante ese tiempo no se hayan ocupado de los asuntos que indica\nel artículo 155.”\n\n\n\n\n \n\n\n\n Como se observa, la normativa actual regula la forma en que se realizarán las convocatorias de las\nAsambleas de socios cuando el administrador o la persona designada en el pacto social se niegue u\nomita a realizar tal función.\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\n            III. ANALISIS DEL ARTÍCULO PROPUESTO.\n\n\n\n\n \n\n\n\n El proyecto de ley en consulta corresponde a un único artículo, el cual propone modificar el texto\nexistente en el artículo 161 de la Ley N° 3284, Código de Comercio, de 30 de abril de1964, y sus\nreformas.\n\n\n\n\nPara mejor entendimiento de la reforma propuesta, se procede a realizar la comparación:\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\nNORMA VIGENTE\n\n\n\t\n\nNORMA PROPUESTA\n\n\n\n\n\nARTÍCULO 161.- En los casos de los dos artículos anteriores, si los administradores rehusaren hacer\nla convocatoria, o no la hicieren dentro de los quince días siguientes a aquél en que hayan recibido\nla solicitud, ésta se formulará ante un juez competente para que haga la convocatoria, previo\ntraslado de la petición a los administradores y siguiendo los trámites establecidos para los actos\nde jurisdicción voluntaria.\n\n\n\t\n\nArtículo 161- En los casos de los dos artículos anteriores, si los administradores rehusaran hacer\nla convocatoria, o no la hicieran dentro de los quince días siguientes a aquel en que hayan recibido\nla solicitud, esta se podrá formulará ante un juez competente para que haga la convocatoria, previo\ntraslado de la petición a los administradores y siguiendo los trámites establecidos para los actos\nde jurisdicción voluntaria, de igual manera esta se podrá formular ante un notario público, quien\ndeberá convocar debidamente a la totalidad de los accionistas, indicándoles la fecha, lugar y hora\nde la Asamblea de Socios, con la anticipación que fije la escritura social o en su defecto quince\ndías antes de la fecha a celebrarse la Asamblea de Socios. Para su validez, los acuerdos deberán de\nser aprobados por mayoría simple de todo el capital social representado en la Asamblea debidamente\nconvocada.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Como se observa, el artículo incluye la posibilidad de que, ante la negativa de un administrador de\nuna sociedad anónima de realizar una convocatoria de la asamblea de socios, los accionistas que\nreúnan las condiciones de los artículos 159 y 160 del Código de Comercio, puedan solicitarla ante un\nnotario público, para evitar la necesidad de acudir a la vía judicial como se requiere actualmente\nen la norma vigente.\n\n\n\n\n \n\n\n\n Al respecto, debemos señalar que el notario público es el profesional en Derecho, especialista en\nDerecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial, la cual\nconsiste en asesorar a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o\ncontratos jurídicos y dar fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él (artículo 1 de la\nLey N°7764 del 17 de abril de 1998, Código Notarial).\n\n\n\n\nSu competencia se encuentra descrita en el artículo 30 del Código Notarial, de esta manera:\n\n\n\n\n“ARTÍCULO 30.- Competencia material de la función\n\n\n\n La persona autorizada para practicar el notariado, en el ejercicio de esta función legitima y\nautentica los actos en los que interviene, con sujeción a las regulaciones del presente código y\ncualquier otra resultante de leyes especiales, para lo cual goza de fe pública. Las dependencias\npúblicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento\nóptimo de su función.”\n\n\n\n\n \n\n\n\n La fe pública es la presunción de veracidad que contienen los actos emitidos por los notarios,\nsobre lo cual nos referimos en el dictamen PGR-C-286-2022 del 20 de diciembre de 2022, indicando:\n\n\n\n\n \n\n\n\n  “(…) La fe pública obedece a una realidad o verdad oficial, mediante la cual se concreta o\nmaterializa no por un convencimiento interno o íntimo, sino por un imperativo jurídico que\nobligatoriamente conlleva a tener por ciertos los hechos o acontecimientos que el notario dice\nhaberlos apreciado. Se trata pues de una presunción de veracidad, lo que el notario afirme haber\napreciado es plena verdad. Por lo tanto, el Notario es certificante y responsable de lo que dice\ncomo cierto que ocurrió en su presencia. El autor Gonzalo de las Casas (citado Enrique Giménez-\nArnau, Derecho Notarial, Pamplona, ediciones Universidad Navarra S·A 1976, pág. 37) dice sobre la fe\npública lo siguiente:\n\n\n\n  “La fe pública es una presunción legal de veracidad respecto a ciertos funcionarios a quienes la\nley reconoce como probos y verdaderos, facultándoles para darla a hechos y convenciones que pasan\nentre los ciudadanos…nos obliga a estimar como auténticos e indiscutibles los hechos o actos\nsometidos a su amparo, queramos o no queramos creer en ellos…”\n\n\n\n La fe pública se consolida entonces como una garantía que tiene el Estado de que algunos hechos que\nse consideran relevantes jurídicamente sean ciertos. Se trata de una potestad propia del Estado,\npero cómo no la puede ejercer directamente ha sido delegada al Notario Público con el fin de que sea\néste quien provea veracidad y certeza a lo manifestado por él en documentos que adquieren\nlegitimidad.\n\n\n\n El notario a través de la Fe Pública se convierte en regulador de la paz jurídica desde el punto de\nvista preventivo, promoviendo con ello la seguridad jurídica, para dar plena seguridad en las\nrelaciones sociales.\n\n\n\n Es menester indicar que la Fe Pública es una función que le pertenece al Estado por reserva legal,\nsin embargo, se delega en el notario público para garantizar su eficacia.\n\n\n\n Dentro de las funciones que tiene el notario están el dar forma, probar y dar eficacia legal.\nSiendo así, la fe pública dota de autenticidad todo lo que pase por los sentidos del notario,\ngenerando con ello actuaciones que se materializan en documentos y que otorgan certeza, dejando por\nfuera toda duda. (…)”\n\n\n\n\n \n\n\n\n Como se observa, el notario actúa con fe pública a petición de las partes. Sin embargo, en el\npresente proyecto de ley no se indica mediante cual actividad o cuáles medios debe ejercer la\nfunción encomendada de realizar la convocatoria de la totalidad de los accionistas para la\nrealización de la Asamblea, lo cual es necesario aclarar pues el notario no puede actuar sin las\nformalidades y limitaciones previstas en la normativa vigente.\n\n\n\n\nAl respecto, el artículo 34 del Código Notarial establece:\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n“ARTÍCULO 34.-Alcances de la función notarial. Compete al notario público:\n\n\n\n a) Recibir, interpretar y adecuar al ordenamiento jurídico las manifestaciones de voluntad de\nquienes lo requieran, en cumplimiento de disposiciones legales, estipulaciones contractuales o por\notra causa lícita, para documentar, de forma fehaciente, hechos, actos o negocios jurídicos.\n\n\n\n b) Informar a los interesados del valor y la trascendencia legales de las renuncias que hagan, así\ncomo de los gravámenes legales por impuestos o contribuciones que afecten los bienes referidos en el\nacto o contrato.\n\n\n\n\nc) Afirmar hechos que ocurran en su presencia y comprobarlos dándoles carácter de auténticos.\n\n\n\n\nd) Confeccionar los documentos correspondientes a su actuación.\n\n\n\n e) Entablar y sostener, con facultades suficientes, las acciones, las gestiones o los recursos\nautorizados por la ley o los reglamentos, respecto de los documentos que haya autorizado.\n\n\n\n\nf) Asesorar jurídica y notarialmente.\n\n\n\n\ng) Realizar los estudios registrales.\n\n\n\n\nh) Efectuar las diligencias concernientes a la inscripción de los documentos autorizados por él.\n\n\n\n\ni) Autenticar firmas o huellas digitales.\n\n\n\n\nj) Expedir certificaciones.\n\n\n\n k) Realizar las diligencias que le encomienden autoridades judiciales o administrativas, de acuerdo\ncon la ley.\n\n\n\n\nl) Tramitar los asuntos a que se refiere el título VI de este Código.\n\n\n\n m) Realizar subastas públicas y hacer constar su resultado en todos los procesos de ejecución\nextrajudicial sobre bienes muebles sobre los cuales se haya constituido una garantía mobiliaria de\nconformidad con el procedimiento establecido en la ley. Además, podrá realizar subastas públicas y\nhacer constar su resultado en los casos de ejecución extrajudicial de prendas sobre vehículos en\naquellos procesos de ejecución extrajudicial pactados de acuerdo con las reglas establecidas para\ndichas ejecuciones conforme a la ley.\n\n\n\n\nn) Ejecutar cualesquiera otras funciones que le asigne la ley.\n\n\n\n (Así reformado por el artículo 83 de la Ley de Garantías Mobiliarias, N° 9246 del 7 de mayo de\n2014)”\n\n\n\n\n \n\n\n\n Como se observa, el notario puede realizar una serie de actuaciones para otorgar seguridad jurídica\ny veracidad a los actos y documentos que él emite a través de su fe pública. \n\n\n\n No obstante, en el proyecto propuesto no se indica de qué manera realizaría el notario las\nactuaciones ni en qué formato, tampoco si debe confeccionar un expediente aparte, como lo realiza\ncon algunas actuaciones de actividad judicial no contenciosa o la forma en que debe notificar a los\nsocios convocados.\n\n\n\n De igual forma, se recomienda incorporar la nueva función que se pretende autorizar a los notarios,\ndentro de lo dispuesto en el artículo 129 del Código Notarial que se refiere a su competencia\nmaterial.\n\n\n\n Finalmente, se recomienda aclarar en el texto propuesto bajo qué supuestos los socios deben acudir\nnecesariamente a la vía judicial a solicitar la convocatoria, pues es un supuesto que se mantiene en\nla propuesta planteada.\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nIV. CONCLUSIÓN\n\n\n\n\n \n\n\n\n Con base en lo expuesto, este órgano asesor considera que la aprobación o no del proyecto de ley es\nun asunto de discrecionalidad legislativa, no obstante, se recomienda valorar los aspectos aquí\nseñalados respecto a la técnica legislativa.\n\n\n\n\n \n\n\n\n\nAtentamente,\n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\nSilvia Patiño Cruz                                           Amalia Zeledón Lostalo\n\n\n\n\nProcuradora                                                     Abogada de la Procuraduría  \n\n\n\n\n \n\n\n\n\n \n\n\n\n\nSPC/AZL/cpb", "body_en_text": "Legal Opinion: 071 - J of 06/10/2024\n\nJune 10, 2024\n\nPGR-OJ-071-2024\n\nMadam\n\nDaniela Agüero Bermúdez\nPermanent Committee on Legal Affairs\nLegislative Assembly\n\nDear Madam:\n\nWith the approval of the Attorney General of the Republic, Iván Vincenti Rojas, we respond to the request in official letter AL-CPAJUR-1146-2024 of March 11, 2024, by which you request the opinion of this advisory body on the bill being processed under file number 23.615, in the Permanent Committee on Legal Affairs, entitled “REFORM TO ARTICLE 161 OF THE COMMERCE CODE, LAW No. 3284, OF APRIL 30, 1964 AND ITS REFORMS”.\n\nIn accordance with Law No. 6815 of September 27, 1982, Organic Law of the Attorney General's Office, this advisory body can only perform its consultative function by rendering the legal opinions requested by the heads of the different levels of the Public Administration. That is, the Legislative Assembly is not entitled to consult when exercising its legislative function; however, in order to collaborate with that branch of the Republic, we will address the consultation made, noting that it is a non-binding opinion.\n\nLikewise, we must indicate that the eight-day period granted for a response does not apply to this Institution, as we do not fall under any of the situations in article 157 of the Regulations of the Legislative Assembly (consultation with the Supreme Electoral Tribunal, the University of Costa Rica, the Judicial Branch, or an autonomous institution).\n\nI. OBJECT OF THE BILL\n\nThe object of the bill is to reform the provisions of article 161 of the Commerce Code, to include the possibility that, should an administrator of a corporation (sociedad anónima) refuse to call a shareholders' meeting (asamblea de socios), the shareholders meeting the conditions of articles 159 and 160 of the Commerce Code may request it before a notary public (notario público), this being a valid and practical possibility to avoid the need to resort to the judicial route as currently required by the rule in force.\n\nThe bill's sponsor considers that the status of partner must guarantee effective and efficient mechanisms for supervising the proper management of the company's business by the administrators and legal representatives, as it is essential to ensure respect for majority decisions.\n\nHe considers that the current wording creates a loophole that endangers the shareholders' capital, since it attributes to the administrator powers that can be considered abusive, which may go beyond those transferred by the company's shareholders in the act of his appointment.\n\nLikewise, he points out that the current wording of article 161 involves non-contentious judicial activity, which causes long waits and loss of time for shareholders, potentially leading to loss of capital. Likewise, it refers to article 178.2 of the Civil Procedure Code, which establishes that in case of conflict it will be resolved through ordinary proceedings, taking even more time to resolve.\n\nHe deems it the legislator's obligation to generate concrete actions that allow for the protection of capital, as well as to generate the necessary means for the correct development of investments within commercial companies, in order to promote and diversify business management.\n\nII. ON CORPORATIONS\n\nThe corporation (sociedad anónima) is a commercial entity by which a group of united persons contribute economic capital in order to carry out a specific activity and thereby obtain a financial gain. This corporate capital is divided into shares, and the partners are only obligated to pay their contributions.\n\nIts formation requires the union of two or more persons (who are called shareholders [accionistas]), and it must be executed by public deed (escritura pública), complying with the requirements established in article 18 of the Commerce Code, Law No. 3284 of April 30, 1964, which states:\n\nArticle 18.- The articles of incorporation (escritura constitutiva) of every commercial company must contain:\n\n1) Place and date the contract is executed;\n2) Name and surnames, nationality, profession, marital status, and domicile of the natural persons constituting it;\n3) Name or corporate name of the legal entities participating in the founding;\n4) Type of company being constituted;\n5) Corporate purpose it pursues;\n6) Corporate name or denomination;\n7) Duration and possible extensions;\n8) Amount of the corporate capital and the manner and term in which it must be paid;\n9) Expression of each partner's contribution in money, in property, or in other values. When values other than money are contributed, the corresponding valuation must be given and recorded. If an appraisal higher than the true value is set through fault or fraud, the partners shall be jointly and severally liable to third parties for the excess value assigned and for the resulting damages and losses. The same liability shall apply to partners through whose fault or fraud the contributions recorded as made in cash were not made real;\n10) Domicile of the company: must be a current and certain address within the Costa Rican territory, where notifications may be validly delivered. (As amended above by article 1 of law No. 7413 of June 3, 1994)\n11) Form of administration and powers of the administrators;\n12) Appointment of the administrators, indicating those who shall have the company's representation with their acceptance, if applicable;\n13) Appointment of a resident agent who meets the following requirements: be a lawyer, have an office open in the national territory, possess sufficient powers to attend to judicial and administrative notifications on behalf of the company, when none of its representatives has domicile in the country. The Registry shall not register any document related to the company, if in cases where it is necessary, the appointment is not in force. (Thus addition 13) above by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990) (As amended above by article 1 of law No. 7413 of June 3, 1994)\n14) Manner of preparing balance sheets and distributing profits or losses among the partners; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 13 to the current 14)\n15) Stipulations on the legal reserve, when applicable; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 14 to the current 15)\n16) Cases in which the company is to be dissolved early; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 15 to the current 16)\n17) Bases for carrying out the company's liquidation; (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 16 to the current 17)\n18) Manner of proceeding to the election of the liquidators, when they have not been previously designated, and powers conferred upon them; and (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 17 to the current 18)\n19) Any other agreement to which the founders have consented. (Thus renumbered from the previous paragraph by article 8 of the law approving the Securities Market Regulatory Law, No. 7201 of October 10, 1990, which transferred it from the former paragraph 18 to the current 19)\n\nIn addition to the aforementioned information, relevant information must be recorded in the bylaws (pacto social), such as the manner in which the notice of meeting (convocatoria) for the constitutive general meeting (asamblea general constitutiva) will be made and the rules under which it will be held. It is at this Meeting where the appointment of the administrators is made to record it in the bylaws and thus proceed with its registration in the Commercial Registry.\n\nNow then, the partners are those persons recorded as such in the shareholder register, and it is they who can request meetings to be held for the discussion of various company matters.\n\nThere are two types of meetings: general and special; the former are, in turn, divided into ordinary and extraordinary. Ordinary meetings are held at least once a year within the three months following the close of the fiscal year, and extraordinary meetings at any time. (articles 155 and 156 of the Commerce Code)\n\nOn the other hand, article 158 of the Commerce Code establishes the manner in which the shareholders' meeting must be called, indicating:\n\n“ARTICLE 158.- The meeting must be called in the manner and by the official or body indicated in the corporate charter (escritura social), and in the absence of an express provision, by notice published in \"La Gaceta\". The notice of meeting shall be dispensed with when, the totality of the partners being gathered, they agree to hold a meeting and expressly consent to such proceeding being dispensed with, which shall be recorded in the minutes to be signed by all.”\n\nIt also allows shareholders representing at least twenty-five percent of the corporate capital to request in writing from the administrators at any time, the calling of a shareholders' meeting, to address the matters indicated in their petition. (article 159 of the Commerce Code)\n\nSimilarly, article 160 of said Code establishes the possibility for holders of a single share to request in writing from the administrator that a meeting be called; however, it is only permitted in the following cases:\n\n“ARTICLE 160.- The petition referred to in the preceding article may be made by the holder of a single share, in the following cases:\na) When no meeting has been held for two consecutive fiscal years; and\nb) When the meetings held during that time did not address the matters indicated in article 155.”\n\nAs can be seen, current regulations govern the manner in which the notice of shareholders' Meetings will be made when the administrator or the person designated in the bylaws refuses or omits to perform this function.\n\nIII. ANALYSIS OF THE PROPOSED ARTICLE.\n\nThe bill under review consists of a single article, which proposes amending the existing text in article 161 of Law No. 3284, Commerce Code, of April 30, 1964, and its reforms.\n\nFor a better understanding of the proposed reform, a comparison is made below:\n\nCURRENT RULE\nPROPOSED RULE\n\nARTICLE 161.- In the cases of the two preceding articles, if the administrators refuse to call the meeting, or fail to do so within the fifteen days following that in which they received the request, the request shall be made before a competent judge to issue the notice of meeting, after transferring the petition to the administrators and following the procedures established for voluntary jurisdiction acts.\nArticle 161- In the cases of the two preceding articles, if the administrators refuse to call the meeting, or fail to do so within the fifteen days following that in which they received the request, the request may be made before a competent judge to issue the notice of meeting, after transferring the petition to the administrators and following the procedures established for voluntary jurisdiction acts, likewise it may be made before a notary public, who must duly call the totality of the shareholders, indicating the date, place, and time of the Shareholders' Meeting, with the advance notice set forth in the corporate charter or, failing that, fifteen days prior to the date the Shareholders' Meeting is to be held. For their validity, the resolutions must be approved by a simple majority of all the corporate capital represented at the duly called Meeting.\n\nAs can be observed, the article includes the possibility that, before an administrator of a corporation's refusal to call a shareholders' meeting, the shareholders meeting the conditions of articles 159 and 160 of the Commerce Code may request it before a notary public, to avoid the need to resort to the judicial route as currently required by the rule in force.\n\nIn this regard, we must point out that the notary public is the legal professional, a specialist in Notarial and Registry Law, legally authorized to exercise the notarial function, which consists of advising persons on the correct legal formation of their will in legal acts or contracts and attesting to the existence of facts that occur before them (article 1 of Law No. 7764 of April 17, 1998, Notarial Code).\n\nHis competence is described in article 30 of the Notarial Code, as follows:\n\n“ARTICLE 30.- Material competence of the function\nThe person authorized to practice as a notary, in the exercise of this function, legitimizes and authenticates the acts in which he intervenes, subject to the regulations of this code and any other resulting from special laws, for which he enjoys public faith (fe pública). Public agencies must provide the notary with all the information he requires for the optimal fulfillment of his function.”\n\nPublic faith is the presumption of veracity contained in the acts issued by notaries, regarding which we addressed in opinion PGR-C-286-2022 of December 20, 2022, stating:\n\n“(…) Public faith stems from an official reality or truth, by which it is concretized or materialized not through an internal or intimate conviction, but by a legal imperative that obligatorily leads to considering as certain the facts or events that the notary claims to have perceived. It is thus a presumption of veracity; what the notary affirms to have perceived is full truth. Therefore, the Notary certifies and is responsible for what he states as true that occurred in his presence. The author Gonzalo de las Casas (cited by Enrique Giménez-Arnau, Derecho Notarial, Pamplona, ediciones Universidad Navarra S·A 1976, p. 37) says the following about public faith:\n\n‘Public faith is a legal presumption of veracity with respect to certain officials whom the law recognizes as upright and true, empowering them to grant it to facts and conventions occurring among citizens… it obliges us to consider as authentic and indisputable the facts or acts submitted to its protection, whether we wish to believe in them or not…’\n\nPublic faith is thus consolidated as a State guarantee that certain events considered legally relevant are true. It is a power belonging to the State, but since it cannot be exercised directly, it has been delegated to the Notary Public so that he is the one who provides veracity and certainty to what is stated by him in documents that acquire legitimacy.\n\nThrough Public Faith, the notary becomes a regulator of legal peace from a preventive standpoint, thereby promoting legal certainty, to provide full assurance in social relationships.\n\nIt is necessary to indicate that Public Faith is a function that belongs to the State by legal reserve; however, it is delegated to the notary public to guarantee its effectiveness.\n\nAmong the notary's functions are to give form, prove, and grant legal efficacy. Thus, public faith endows with authenticity everything that passes through the notary's senses, generating thereby actions that materialize in documents and that grant certainty, leaving aside all doubt. (…)”\n\nAs can be seen, the notary acts with public faith at the request of the parties. However, this bill does not indicate through which activity or means he must exercise the entrusted function of calling the totality of shareholders to hold the Meeting, which is necessary to clarify because the notary cannot act without the formalities and limitations set forth in current regulations.\n\nIn this regard, article 34 of the Notarial Code establishes:\n\n“ARTICLE 34.- Scope of the notarial function. The notary public is competent to:\na) Receive, interpret, and adapt the expressions of will of those who require it, in compliance with legal provisions, contractual stipulations, or for another lawful cause, to reliably document facts, legal acts, or transactions.\nb) Inform the interested parties of the legal value and significance of the waivers they make, as well as the legal encumbrances for taxes or contributions affecting the property referred to in the act or contract.\nc) Affirm facts that occur in his presence and verify them by granting them authentic character.\nd) Prepare the documents corresponding to his actions.\ne) File and maintain, with sufficient powers, the actions, proceedings, or remedies authorized by law or regulations, regarding the documents he has authorized.\nf) Provide legal and notarial advice.\ng) Carry out registry studies.\nh) Perform the proceedings concerning the registration of the documents authorized by him.\ni) Authenticate signatures or fingerprints.\nj) Issue certifications.\nk) Carry out the proceedings entrusted to him by judicial or administrative authorities, in accordance with the law.\nl) Process the matters referred to in title VI of this Code.\nm) Conduct public auctions and record their result in all extrajudicial enforcement proceedings on movable property on which a possessory security interest has been constituted in accordance with the procedure established by law. Additionally, he may conduct public auctions and record their result in cases of extrajudicial enforcement of pledges on vehicles in those extrajudicial enforcement proceedings agreed upon according to the rules established for such enforcement pursuant to the law.\nn) Execute any other functions assigned to him by law.\n(As amended by article 83 of the Law on Security Interests in Movable Property, No. 9246 of May 7, 2014)”\n\nAs can be seen, the notary can perform a series of actions to grant legal certainty and veracity to the acts and documents he issues through his public faith.\n\nHowever, the proposed bill does not indicate in what manner the notary would carry out the actions nor in what format, nor whether he must prepare a separate file, as he does with some actions of non-contentious judicial activity, or the manner in which he must notify the called partners.\n\nSimilarly, it is recommended to incorporate the new function intended to be authorized to notaries, within the provisions of article 129 of the Notarial Code which refers to their material competence.\n\nFinally, it is recommended to clarify in the proposed text under which circumstances the partners must necessarily resort to the judicial route to request the notice of meeting, as this is a scenario that is maintained in the proposed formulation.\n\nIV. CONCLUSION\n\nBased on the foregoing, this advisory body considers that the approval or rejection of the bill is a matter of legislative discretion; however, it is recommended to evaluate the aspects indicated here regarding legislative technique.\n\nSincerely,\n\nSilvia Patiño Cruz\nAttorney\n\nAmalia Zeledón Lostalo\nLawyer of the Attorney General's Office\n\nSPC/AZL/cpb" }